Cách kiểm tra chính xác thời điểm bàn giao đơn hàng cho hãng vận chuyển

Trong kinh doanh online, một trong những vấn đề đau đầu nhất mà các chủ shop gặp phải là shipper tráo hàng hoặc khách hàng khiếu nại thiếu hàng. Điều này không chỉ gây thất thoát tài chính mà còn làm giảm uy tín thương hiệu. 

Vậy làm thế nào để xác định chính xác thời điểm bàn giao đơn hàng cho hãng vận chuyển, từ đó có bằng chứng rõ ràng khi xảy ra tranh chấp? Trong bài viết này, hãy cùng Nhanh.vn sẽ tìm hiểu giải pháp nào hữu hiệu nhất để đảm bảo tính minh bạch trong giao nhận hàng hóa. 

1. Vì sao cần kiểm tra chính xác thời điểm bàn giao đơn hàng?

Nhiều chủ shop thường xuyên gặp phải những vấn đề sau:

• Khách hàng khiếu nại thiếu hàng: Mua nhiều sản phẩm nhưng nói rằng chỉ nhận được một phần.
• Shipper tráo hàng: Hàng hóa bị thay đổi, mất tem niêm phong khi đến tay khách.
• Hãng vận chuyển làm mất hàng: Nhưng không có bằng chứng để quy trách nhiệm.
• Không có dữ liệu đối chứng khi có tranh chấp: Không biết đơn hàng rời khỏi kho vào thời điểm nào.

Giải pháp?

Ghi nhận thời điểm chính xác của từng bước đóng gói và bàn giao hàng hóa, giúp shop bảo vệ quyền lợi và tránh tổn thất không đáng có.

2. Quay video đóng gói – Giải pháp hiệu quả nhưng chưa đủ

Nhiều chủ shop đã áp dụng phương pháp quay video đóng gói hàng hóa trước khi bàn giao. Cách này mang lại nhiều lợi ích:

• Là bằng chứng khi khách hàng khiếu nại: Nếu khách hàng nói thiếu hàng, bạn có thể trích xuất video để xác minh.
• Tránh shipper tráo hàng: Ghi lại hình ảnh kiện hàng khi đóng gói giúp đối chứng nếu sản phẩm bị thay đổi.
• Nâng cao uy tín của shop: Khách hàng sẽ tin tưởng hơn khi biết rằng shop có quy trình đóng gói minh bạch.

Nhưng vấn đề lớn nhất của phương pháp này là gì?

👉 Làm sao biết chính xác thời điểm cần trích xuất camera để kiểm tra?

3. Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý đóng gói để xác định thời điểm chính xác

Tính năng quét mã vạch đóng gói: 

Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý đơn hàng tiên tiến Nhanh Pos của Nhanh.vn hiện đang sở hữu tính năng quét mã vạch đóng gói.

Cách hoạt động:

• Khi chuẩn bị đóng gói, nhân viên quét mã vạch đơn hàng trên hệ thống.
• Tiếp theo, nhân viên quét từng mã vạch sản phẩm trước khi cho vào hộp.
• Hệ thống sẽ tự động ghi lại thời điểm đóng gói (ngày, giờ, phút, giây).

Lợi ích:

• Ghi nhận chính xác thời điểm đóng gói của từng đơn hàng.
• Dễ dàng trích xuất dữ liệu khi cần đối chiếu.
• Khi có tranh chấp, chỉ cần xem lại camera vào đúng thời điểm đã ghi nhận.

Xem chi tiết tại: 

@duongwiki Trả lời @Tùng Nguyễn Sharing Cách kiểm tra chính xác thời điểm bàn giao đơn hàng cho hãng vận chuyển? #LearnOnTikTok #tiktokmentor #edutok #duongwiki #100medu #nhanhvn ♬ nhạc nền - Dương Wiki

4. Cách tối ưu quy trình đóng gói và bàn giao hàng hóa

4.1. Chuẩn bị danh sách đơn hàng

• Sử dụng phần mềm để in danh sách đơn hàng cần giao trong ngày.
• Nhóm các đơn hàng theo từng hãng vận chuyển.

4.2. Quét mã vạch sản phẩm khi đóng gói

• Mỗi sản phẩm cần được quét mã vạch trước khi đóng vào hộp.
• Kiểm tra lại số lượng trên phần mềm để tránh đóng thiếu hàng.

4.3. Niêm phong hàng hóa và quay video đóng gói (nếu cần)

• Dán tem bảo vệ lên kiện hàng để tránh shipper tráo hàng.
• Ghi lại hình ảnh kiện hàng trước khi bàn giao.

4.4. Quét mã vạch đơn hàng khi bàn giao cho hãng vận chuyển

• Khi bàn giao cho shipper, quét mã vạch đơn hàng để ghi nhận thời gian chính xác.
• Lưu lại thông tin người nhận hàng để đối chiếu khi cần thiết.

5. Khi có khiếu nại, làm sao để kiểm tra đơn hàng nhanh chóng?

• Vào hệ thống phần mềm, tìm đơn hàng theo mã vận đơn.
• Xem thời gian đóng gói và bàn giao được ghi nhận trên hệ thống
• Dựa vào thời gian này, trích xuất video từ camera giám sát đúng thời điểm.
• Đối chiếu dữ liệu và xử lý khiếu nại dựa trên bằng chứng rõ ràng.

 6. Kết luận

• Shipper tráo hàng, khách hàng khiếu nại thiếu hàng là vấn đề phổ biến trong kinh doanh online.
• Quay video đóng gói là cách hiệu quả để bảo vệ quyền lợi của shop, nhưng không đủ nếu không xác định được thời điểm chính xác.
• Sử dụng phần mềm quản lý đóng gói giúp ghi nhận thời gian quét mã vạch từng đơn hàng, giúp dễ dàng đối chiếu khi có tranh chấp.
• Tối ưu quy trình đóng gói và bàn giao giúp shop giảm thiểu rủi ro và nâng cao uy tín thương hiệu.

👉 Hãy chủ động kiểm soát đơn hàng ngay từ khâu đóng gói để đảm bảo mỗi kiện hàng đến tay khách đều chính xác và an toàn!