Cách lập bảng tính lương trong Excel chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp

Nếu bạn đang làm kế toán, nhân sự hay chỉ đơn giản là chủ shop nhỏ, chắc hẳn ít nhất một lần bạn đau đầu với việc tính lương thủ công. Chính vì thế, bạn cần biết cách tạo bảng tính lương trong Excel sao cho nhanh và chính xác nhất. Trong bài này, tôi sẽ chỉ bạn từng bước để lập bảng lương chuẩn chỉnh mà bạn có thể dễ dàng tự làm.
 

1. Những dữ liệu cần có trước khi lập bảng tính lương

Để tạo bảng tính lương trong Excel chuẩn chỉnh, doanh nghiệp không thể bắt đầu chỉ bằng một mẫu bảng trống. Trước hết, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các dữ liệu nền tảng, đây chính là “xương sống” giúp việc tính lương diễn ra chính xác, minh bạch và dễ kiểm soát. 

Sau đây là những thông tin quan trọng mà bất kỳ kế toán hay quản lý nhân sự nào cũng cần phải chuẩn bị để tính toán lương 

1.1. Bảng chấm công 

Bảng chấm công là “điểm xuất phát” của toàn bộ quá trình tính lương. Với doanh nghiệp trả lương theo thời gian, bảng chấm công giúp xác định số ngày làm việc, ngày nghỉ phép, tăng ca hoặc vắng mặt của từng nhân viên.

1.2. Hợp đồng lao động (HĐLĐ)

Hợp đồng lao động là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định mức lương cơ bản, phụ cấp và các khoản bổ sung của từng nhân sự. Việc nhập đúng các thông tin này vào Excel sẽ giúp tính toán tổng thu nhập dễ dàng hơn, đồng thời làm căn cứ đối chiếu khi quyết toán lương hoặc giải quyết tranh chấp sau này.

1.3. Hồ sơ tham gia bảo hiểm

Phần bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp không chỉ là nghĩa vụ của người lao động mà còn là khoản chi bắt buộc của doanh nghiệp. Vì vậy, hồ sơ bảo hiểm giúp kế toán biết chính xác tỷ lệ trích nộp và phần chi phí doanh nghiệp phải đóng.

1.4. Chứng từ tạm ứng 

Trong thực tế bán hàng, nhân viên thường tạm ứng tiền để đi công tác, mua vật tư hoặc chi phí vận hành. Khi lập bảng lương, các khoản này cần được tổng hợp để bù trừ chính xác giữa phần tạm ứng và tiền lương thực nhận.

Một bảng Excel tốt nên có cột “Tạm ứng” riêng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và tránh tình trạng chi lương dư hoặc thiếu cho nhân viên.

1.5. Quy chế lương thưởng 

Quy chế lương thưởng cho biết cách tính lương cơ bản, phụ cấp, thưởng năng suất, hoa hồng bán hàng hay các khoản phạt vi phạm.

Có nhiều cửa hàng áp dụng cùng một công thức lương cho mọi vị trí, điều này khiến nhân viên bán hàng giỏi không được ghi nhận xứng đáng. Khi doanh nghiệp có quy chế rõ ràng và cập nhật vào bảng Excel, việc tính lương trở nên minh bạch hơn và khuyến khích nhân viên nỗ lực đạt KPI.

1.6. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Đây là dữ liệu bắt buộc để tính chính xác số thuế phải khấu trừ của từng nhân viên. Bảng này giúp đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế.

Đối với những nhân viên ký hợp đồng có thời hạn trên 3 tháng, áp dụng phương pháp tính lương theo biểu lũy tiến từng phần. Đối với những nhân viên làm việc theo hình thức thời vụ, thử việc hay ký hợp đồng dưới 3 tháng, bạn sẽ thực hiện khấu trừ 10% trên tổng thu nhập trước khi thực hiện quy trình thanh toán lương.

Sau khi có đủ tất cả dữ liệu trên, bảng tính lương tổng hợp sẽ là nơi bạn đối chiếu và xác định số tiền thực tế phải trả cho từng nhân viên. Ngoài ra, đây cũng là căn cứ để lập báo cáo chi phí nhân sự và thực hiện hạch toán kế toán hàng tháng.

Trong file tính lương trên Excel thường phải tạo sẵn các sheet liên kết: chấm công - danh sách nhân viên - bảo hiểm - thuế - tạm ứng để Excel tự tổng hợp về bảng lương cuối. Cách này không chỉ giúp quản lý dễ kiểm tra mà còn giảm rủi ro sai lệch dữ liệu.

Xem thêm: Tổng hợp các công thức tính lương trong Excel dễ hiểu, dễ áp dụng

2. Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng tính tương trong Excel 

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ dữ liệu nền tảng, bước tiếp theo là lập bảng tính lương trong Excel một cách khoa học, rõ ràng và dễ kiểm soát. Sau đây là quy trình từng bước giúp doanh nghiệp xây dựng bảng tính lương căn bản, chính xác và chuyên nghiệp.

Bước 1: Tạo Sheet Danh sách nhân sự trong phòng ban/công ty 

Trước hết, bạn phải có sẵn một danh sách nhân sự trong phòng ban hoặc danh sách tất cả nhân sự của công ty đó. Mục đích là để tham chiếu với bảng lương phục vụ cho việc tính lương. 

Những thông tin cần có trong bảng danh sách nhân sự là:

• STT, Tên, Mã số NV, Chức vụ của nhân viên 
• Ngày vào làm của nhân viên, Số ngày phép hiện còn
• Lương cơ bản 
• Các khoản phụ cấp: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe, phụ cấp điện thoại 

Bước 2: Tạo Sheet Bảng chấm công

Để tạo Bảng chấm công trên Excel, bạn hãy làm theo những bước như sau:

• Copy thông tin nhân sự trong bảng thông tin nhân sự. Sử dụng lệnh tham chiếu ô đến Sheet Danh sách nhân sự, chỉnh sửa lại định dạng dữ liệu, nhất là định dạng ngày cho chuẩn 

• Chèn thêm một hàng sau hàng tiêu đề để điền đủ dữ liệu bảng chấm công
• Bên phải của bảng, tạo một cột có định dạng ngày dd. Kéo định dạng đến ngày 30
• Ở ngày 29, do có năm có tháng 2 chỉ có 28 ngày nên phải thay đổi công thức để giá trị ngày 30 không bị rỗng. Sử dụng hàm IF cho ngày 29 như sau: IF(MONTH[NGÀY 24] + 3)<>MONTH[NGÀY ĐẦU TIÊN];””;[NGÀY 24+5]). Kéo định dạng đến ngày 31

• Ở dòng trắng mới chèn dưới hàng tiêu đề, nhập hàm TEXT để có định dạng ngày thứ bao nhiêu.

• Nhập thêm hàng IF vào ô đầu tiên của hàng thứ trong trường hợp tháng đó là tháng 2 có 28 ngày. 

• Kéo định dạng đến hết ngày 31
• Căn chỉnh lại các hàng các cột để cân đối 

• Định dạng Number có 1 chữ số thập phân đằng sau cho dữ liệu chấm công 

Sau bước này, bạn sẽ cần tạo thêm những dữ liệu cột nữa để quản lý số ca làm, số ngày chấm công

• Ở bên phải của cột ngày 31, tạo thêm các cột sau: Tổng giờ làm, Tổng ngày nghỉ phép (phải có cột số lượng ngày nghỉ phép ở phía trước), Số ngày nghỉ, Tổng giờ tính lương, Phép hiện còn.
• Nhập công thức cho cột Phép hiện còn = Số lượng ngày nghỉ phép - Tổng ngày nghỉ phép. 
• Nhập công thức hàm SUM cho Tổng giờ làm, lấy từ ngày 1 đến ngày 31
• Sử dụng hàm COUNT để tính số ngày nghỉ phép và nghỉ không phép 

• Cột Tổng giờ tính = [Tổng giờ làm] + [Tổng ngày nghỉ phép] * 8

Nếu bạn muốn tạo sheet Chấm công tăng ca thì bạn có thể copy Sheet Bảng chấm công, sau đó chỉ đổi cột Tổng giờ làm thành Tổng giờ tăng ca và xóa các cột đằng sau đi. 

Về cơ bản, bạn đã tạo xong một bảng chấm công cơ bản.

Tham khảo: Top 10 phần mềm chấm công tiện nhất cho doanh nghiệp năm 2025

Bước 3: Tạo bảng lương 

Bảng lương sẽ kết hợp cả dữ liệu Bảng Danh sách nhân sự và Bảng chấm công để tính lương. 

• Copy các dữ liệu của Sheet Danh sách nhân sự sang Bảng Lương. Danh sách nhân sự có cả các thông tin cá nhân của nhân sự cùng ngày phép, lương căn bản, các khoản phụ cấp ở công ty bạn. 
• Copy các dữ liệu Tổng giờ làm, Tổng ngày nghỉ phép, Số ngày nghỉ, Tổng giờ tính lương, Phép hiện còn của sheet Bảng chấm công sang Sheet Bảng lương. Nên áp dụng lệnh tham chiếu ô để Copy nhanh chóng. Copy tổng giờ tăng ca sang Sheet Bảng lương tương tự. 

• Tạo cột Lương thực tế, áp dụng công thức:

= ROUND([Lương cơ bản]/26*8) * [Số giờ làm];0)

• Tạo cột Lương tăng ca, áp dụng công thức tương tự với Lương thực tế: 

= ROUND([Lương cơ bản]/26*8) * [Giờ tăng ca];0)

• Lần lượt tính các khoản phụ cấp tùy thuộc vào quy định của công ty bạn. 

Có hai loại phụ cấp chính:

Phụ cấp không phải đóng bảo hiểm: tiền nhà, tiền ăn, xăng xe, điện thoại,...

Phụ cấp phải đóng bảo hiểm: phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, khu vực, độc hại, nguy hiểm,…

• Tính tổng lương: 

Sử dụng công thức: SUM([Lương tiêu chuẩn]:[Các khoản phụ cấp])

• Các khoản giảm trừ: BHXH-BHYT-BHTN, Tiền ăn trưa, Giảm trừ bản thân, Phạt đi muộn
• Tính lương thực lãnh = [Tổng lương] - [Các khoản giảm trừ] 

Như vậy, bạn đã tạo xong một bảng tính lương cơ bản.

Xem chi tiết Cách lập bảng lương cơ bản bằng Excel tại đây:

Tham khảo: Top 7 phần mềm chấm công Face ID được doanh nghiệp Việt tin dùng

3. Nâng cấp quy trình tính lương: Từ Excel sang phần mềm tự động

Mặc dù Excel tuy linh hoạt, miễn phí nhưng nhược điểm của nó chính là khó đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự hiện đại, đặc biệt khi quy mô nhân viên tăng và dữ liệu ngày càng phức tạp. Chính vì vậy, việc chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý nhân sự có tính năng tính lương là bước nâng cấp tất yếu giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, chính xác và tiết kiệm hơn.

3.1. Phần mềm tính lương tự động là gì?

Phần mềm tính lương tự động là công cụ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình tính toán, quản lý và báo cáo tiền lương, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian cho bộ phận kế toán - nhân sự.

Khác với Excel, vốn phụ thuộc vào công thức thủ công, phần mềm tự động cho phép doanh nghiệp:

• Quản lý chính sách lương, thưởng, phụ cấp, khấu trừ một cách thống nhất.
• Lưu trữ và đồng bộ toàn bộ thông tin nhân viên, hợp đồng, khoản nợ.
• Tạo và xuất báo cáo lương, bảo hiểm, thuế TNCN chỉ bằng vài thao tác.
• Tích hợp liền mạch với phần mềm chấm công, quản lý nhân sự hoặc ERP nội bộ, giúp dữ liệu trôi chảy và thống nhất.

3.2. Các chức năng chính của phần mềm tính lương tự động

Một phần mềm tính lương hiện đại thường bao gồm các nhóm chức năng sau:

• Tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian

Với khả năng tự động hóa quy trình, phần mềm giúp doanh nghiệp tính lương, phụ cấp và khấu trừ chỉ trong vài phút. Mọi dữ liệu được xử lý tập trung, cho phép tạo báo cáo lương và thuế tự động mà không cần thao tác thủ công.

Nhờ đó, bộ phận nhân sự, kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian, có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

• Nâng cao độ chính xác

Phần mềm tính lương tự động loại bỏ hoàn toàn nguy cơ sai sót thường gặp khi nhập dữ liệu bằng tay. Các công thức phức tạp được xử lý chính xác tuyệt đối, đồng thời đảm bảo tính thống nhất giữa các thông tin lương, thưởng, thuế và bảo hiểm.

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai lệch báo cáo và tránh được tranh chấp phát sinh trong quá trình chi trả lương.

• Tăng tính minh bạch trong quản lý

Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm là tính minh bạch. Nhân viên có thể theo dõi chi tiết cách tính lương, phụ cấp, khấu trừ của mình, tạo ra sự tin tưởng và công bằng trong tổ chức.

Doanh nghiệp cũng dễ dàng đối chiếu, kiểm tra và báo cáo dữ liệu lương giúp quản lý trở nên chuyên nghiệp và minh bạch hơn.

• Tối ưu hóa chi phí vận hành

Việc tự động hóa quy trình giúp giảm đáng kể chi phí nhân sự cho bộ phận kế toán và hành chính. Doanh nghiệp có thể kiểm soát ngân sách lương chính xác hơn, dự báo chi phí nhân sự hàng tháng và tối ưu phân bổ tài chính một cách khoa học.

Đây là lợi ích đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoặc vận hành đa chi nhánh.

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật

Phần mềm tính lương hiện đại luôn được cập nhật các quy định mới về thuế, bảo hiểm và luật lao động. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng đảm bảo tính hợp pháp trong mọi báo cáo, tránh sai sót và rủi ro pháp lý.

• Bảo mật thông tin lương thưởng

Thông tin lương, hợp đồng và dữ liệu tài chính là tài sản nhạy cảm của doanh nghiệp. Phần mềm tính lương được trang bị cơ chế mã hóa và phân quyền truy cập chặt chẽ, đảm bảo chỉ người có thẩm quyền mới có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu.

Điều này giúp bảo vệ thông tin nội bộ và tăng cường an toàn dữ liệu trong quá trình vận hành.

• Nâng cao sự hài lòng của nhân viên

Khi quy trình tính lương minh bạch, chính xác và đúng hạn, nhân viên sẽ cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn vào doanh nghiệp. Phần mềm còn hỗ trợ đánh giá hiệu suất làm việc khách quan, từ đó giúp xây dựng môi trường làm việc công bằng và chuyên nghiệp hơn.

Một hệ thống lương rõ ràng cũng là cách doanh nghiệp giữ chân nhân sự chất lượng cao trong dài hạn.

• Tăng cường quản trị nhân sự toàn diện

Phần mềm tính lương không chỉ phục vụ việc tính lương mà còn hỗ trợ quản lý lịch sử làm việc, đào tạo, tăng lương và thăng tiến của nhân viên. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch phát triển nhân sự hiệu quả, đồng thời dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như chấm công, CRM hoặc ERP.

Nhờ đó, doanh nghiệp hình thành hệ thống quản trị nhân sự hoàn chỉnh, liền mạch từ tuyển dụng đến chi trả.

Trước đây, chị Lan - kế toán nhân sự của một công ty bán lẻ với gần 100 nhân viên có chia sẻ rằng mỗi tháng đều mất gần 3 ngày chỉ để tổng hợp công, tính lương và kiểm tra lại số liệu trên Excel. Chỉ cần sai một công thức hay nhập nhầm một ô là phải rà soát lại từ đầu. Từ khi công ty chuyển sang dùng phần mềm tính lương tự động, mọi dữ liệu chấm công và thưởng phạt được đồng bộ ngay trong hệ thống. Chị chỉ cần kiểm tra lại và bấm nút duyệt, bảng lương đã sẵn sàng gửi cho nhân viên. “Giờ chỉ mất vài tiếng thay vì vài ngày, lại không lo sai sót hay khiếu nại nữa,” chị Lan chia sẻ. Việc tính lương trở nên nhẹ nhàng, chính xác và minh bạch hơn rất nhiều so với thời dùng Excel.

Đọc thêm: Top 10 phần mềm tính lương hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

3.3. Gợi ý giải pháp tự động hóa quy trình tính lương cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ vừa quản lý chấm công, vừa tính lương, vừa hỗ trợ ra báo cáo, bạn có thể tham khảo phần mềm iPOS HRM - một trong những giải pháp được nhiều đơn vị bán lẻ, F&B và chuỗi cửa hàng lựa chọn hiện nay.

Phần mềm giúp:

• Tính lương tự động: Phần mềm tự động tổng hợp dữ liệu công, ca làm việc, nghỉ phép, thưởng - phạt để tạo bảng lương cuối tháng chỉ trong vài phút. Nhân viên có thể xem phiếu lương ngay trên ứng dụng di động, đảm bảo rõ ràng và minh bạch tuyệt đối.
• Chấm công thuận tiện: Nhân viên chỉ cần dùng điện thoại kết nối WiFi tại điểm bán để chấm công. Mọi dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp quản lý dễ dàng kiểm soát công - ca - lương mọi lúc, mọi nơi.
• Xếp lịch nhanh chóng: Nhân viên có thể đăng ký ca làm trực tiếp trên app, còn chủ quán dễ dàng phê duyệt, điều chỉnh mà không lo trùng ca hay thiếu người.

iPOS HRM giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình nhân sự, giảm sai sót tính lương và nâng cao trải nghiệm của nhân viên, tất cả gói gọn trong một nền tảng duy nhất.

👉 Trải nghiệm quy trình tính lương tự động của phần mềm iPOS HRM giups tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự. Đặc biệt nhận ưu đãi lên 800k khi đăng ký. 

Tôi tin rằng việc lập bảng tính lương trong Excel là bước khởi đầu tốt để doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự. Tuy nhiên, khi quy mô tăng, quy trình thủ công này dễ gây sai sót và tốn thời gian. Nếu bạn muốn tối ưu hóa toàn bộ quy trình tính lương, hãy thử nâng cấp sang phần mềm tính lương tự động, phần mềm quản lý nhân sự để quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến lương được hiệu quả.