TIN TỨC
Danh mục
Bài viết mới nhất

Cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2024

01/01/2024

Quản lý đơn hàng bằng Excel là một trong những hình thức được nhiều chủ kinh doanh lựa chọn sự dụng hiện nay. Thế nhưng, không phải ai cũng biết cách quản lý đúng cách và mang lại hiệu quả cao nhất. Bài viết hôm nay, Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh.vn sẽ giới thiệu tới các bạn cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2024. Cùng đi tìm hiểu ngay dưới đây nhé!

Cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2024

1. Quản lý đơn hàng bằng Excel phù hợp với ai?

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như kho hàng và chi phí bạn có thể bỏ ra rồi từ đó đưa ra quyết định về hình thức quản lý đơn hàng phù hợp cho cửa hàng của mình. Quản lý đơn hàng bằng excel chỉ phù hợp với cửa hàng nhỏ lẻ, có số lượng hàng hóa và đơn hàng ít, cũng như quản lý những trường thông tin một cách đơn giản.

20230117_x729df0oFHPJPaWM.png

Quản lý đơn hàng bằng Excel phù hợp với ai?

Một số đặc điểm nổi bật khi quản lý đơn hàng bằng Excel

1.1 Thống kê dữ liệu dễ dàng

Đầu tiên, quản lý đơn hàng bằng Excel sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận tiện trong việc theo dõi cũng như quản lý thông tin. Bởi lẽ, dữ liệu đơn hàng sẽ được hiển thị theo từng cột, từng hàng giúp bất cứ người dùng nào cũng có thể nắm bắt được thông tin và thao tác một cách dễ dàng. 

1.2 Tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng

Thông tin dữ liệu sau khi được nhập vào file Excel sẽ được sắp xếp một cách rõ ràng theo những tiêu chí cụ thể khác nhau. Chính vì vậy, chủ cửa hàng hoàn toàn có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chi tiết ngay khi cần tra cứu. 

Bên cạnh đó, việc tìm kiếm các thông tin cụ thể của một đơn hàng cũng trở nên dễ dàng hơn bằng thao tác nhanh với các tổ hợp phím. Thao tác này được thể hiện rõ ràng hiệu quả của việc quản lý đơn bằng Excel so với việc quản lý bằng sổ sách. Khi đó, chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian và mang lại sự chính xác cao hơn.

1.3 Đặt hàm tính cho các file thống kê, báo cáo

Việc triển khai tính toán những số liệu lớn và khác nhau sẽ tốn mất rất nhiều thời gian nếu chỉ thực hiện theo các phương pháp thủ công bình thường. Chính vì vậy, những hàm tính được cung cấp giúp cho việc quản lý đơn hàng bằng Excel sẽ được hỗ trợ tối đa nhất.

Cụ thể, chủ cửa hàng hoàn toàn có thể thực hiện các báo cáo doanh thu của tất cả đơn hàng bằng việc đặt hàm tính cho cột doanh thu của đơn hàng. Khi đó, ngay lập tức chủ cửa hàng sẽ có được một con số cụ thể về doanh thu bán hàng. Và điều tương tự cũng diễn ra với các công việc báo cáo, thống kê khác cùng với đa dạng hàm tính khác.

1.4 Hoàn toàn miễn phí

Cuối cùng, việc quản lý đơn hàng bằng Excel sẽ giúp chủ cửa hàng sẽ không tốn kém thêm bất kỳ một khoản phí để sử dụng cả. Thế nhưng, chính bởi vì không mất phí nên người dùng sẽ phải tự thao tác tương đối nhiều cũng như chưa có những tính năng hiện đại và tiện ích.

Xem thêm: TOP 6 cách giúp quản lý đơn hàng online dễ dàng hơn cho chủ shop

Phần mềm quản lý kho hàng

2. Tổng hợp 4 mẫu file quản lý đơn hàng Excel thường dùng

Quản lý đơn hàng bằng file Excel là một trong những cách được rất nhiều cửa hàng lựa chọn, bởi vì sự hiệu quả và tính tiện dụng của nó mang lại rất cao. Đồng thời, việc quản lý đơn hàng bằng cách tạo file excel cũng được thực hiện một cách dễ dàng.

Dưới đây là 4 mẫu file quản lý đơn hàng bằng Excel mà Nhanh.vn đã tổng hợp, các bạn có thể tham khảo.

2.1 Quản lý đơn đặt hàng bằng Excel

Một mẫu file Excel quản lý đơn đặt hàng hoàn chỉnh bao gồm:

  • Thời gian đặt hàng (ngày, tháng, năm)
  • Tên khách hàng
  • Số điện thoại
  • Địa chỉ
  • Tên sản phẩm
  • Số lượng
  • Số tiền cần thu
  • Ghi chú đơn hàng (nếu có)
  • Tên nhân viên bán hàng (nếu có)

Mẫu file Excel quản lý đơn đặt hàng sẽ giúp người dùng kiểm soát số lượng đơn theo ngày, tránh để tình trạng bị bỏ sót hoặc nhầm lẫn. Không những vậy, giúp chủ shop nắm bắt được tỷ lệ chốt đơn hàng từ đó đưa ra những kế hoạch marketing điều chỉnh sao cho phù hợp

20230117_Opq9PXKtRO39ZG6T.png

Quản lý đơn đặt hàng bằng Excel

Đồng thời, việc quản lý đơn đặt hàng theo ngày hỗ trợ chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh và số lượng sản phẩm được bán ra. Khi đó, chủ shop sẽ tìm ra được mặt hàng đang bán chạy của cửa hàng để có những phương án xúc tiến và thúc đẩy tăng doanh thu.

Đọc thêm: Quản lý đơn hàng như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất

2.2 Mẫu Excel quản lý trạng thái đơn

Đây là dạng mẫu file Excel quản lý trạng thái đơn được thực hiện. Với cách quản lý này sẽ giúp cho chủ cửa hàng nắm được thông tin về toàn bộ quá trình vận đơn chẳng hạn như: 

  • Tình trạng xác nhận đơn hàng
  • Giao hàng và vận chuyển
  • Quá trình thanh toán
  • Các vấn đề của đơn hàng từ phía người nhận

Mẫu Excel quản lý trạng thái đơn

Mẫu Excel quản lý trạng thái đơn

Một mẫu file Excel quản lý trạng thái đơn hàng hoàn chỉnh bao gồm:

  • Tên các sản phẩm
  • Mã vận đơn sản phẩm
  • Đơn vị tính
  • Trạng thái đơn hàng
  • Thông tin của khách hàng
  • Thông tin của nhân viên bán hàng (nếu có)

Việc theo dõi tốt trạng thái của các đơn hàng sẽ giúp cho người dùng quản lý thông tin sản phẩm một cách hiệu quả. Chẳng hạn, việc tổng hợp các đơn hàng đang được giao hay các đơn hàng được thanh toán hoặc đơn hàng hoàn được trả về sẽ nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều. Đây là một nguyên tắc quản lý trạng thái đơn hàng hiệu quả hỗ trợ tối đa trong kinh doanh online.

Với những thông tin cụ thể như thế, chủ cửa hàng cũng sẽ phản hồi cũng như thông báo tới khách hàng khi có bất cứ thắc mắc nào về đơn hàng của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp quy trình quản lý đơn của cửa hàng trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả, đem đến sự hài lòng cho khách hàng và nâng cao sự tin tưởng.

Link download: tại đây

2.3 Quản lý thu chi cửa hàng bằng Excel

Quản lý thu chi đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi cửa hàng. Việc nắm bắt chi tiết số tiền đã bỏ ra cũng như nguồn thu vào, tổng hợp các khoản thu chi theo thời gian (ngày, tuần, tháng, năm) chính là mấu chốt giúp chủ shop có thể đánh giá được tình hình kinh doanh của cửa hàng mình.

Thay vì theo phương pháp thủ công ghi ghép từng khoản chi tiêu vào sổ sách như ngày trước, các bạn hoàn có thể tạo file Excel nhập dữ liệu là đã có thể một cách chính xác và nhanh chóng hơn.

Trước hết, để có thể hiểu cũng như sử dụng được các mẫu Excel quản lý thu chi một cách hiệu quả thì người dùng cần nắm rõ những nội dung, tiêu chí đề mục trong đó.

Quản lý thu chi cửa hàng bằng Excel

Quản lý thu chi cửa hàng bằng Excel

Một file Excel quản lý thu chi thông thường sẽ có những bao gồm những nội dung sau:

  • Thông tin về chứng từ: bao gồm số thứ tự, ngày tháng của các khoản thu chi của cửa hàng một cách chi tiết.
  • Thông tin về giao dịch: tên người thực hiện giao dịch, nội dung của khoản giao dịch đó (ví dụ: thanh toán tiền điện, nước hay tiền thuê mặt bằng, thu tiền của khách hàng,…)
  • Thông tin về tài khoản phát sinh: số tiền thu/chi, ghi chú rõ ràng (nếu có)

Quản lý thu chi bằng file Excel của một cửa hàng sẽ phức tạp hơn nhiều so với việc quản lý thu chi cá nhân. Bởi lẽ, mỗi ngày cửa hàng có thể sẽ phát sinh rất nhiều giao dịch khác nhau, đồng thời mỗi cửa hàng lại có nhiều nhân viên nên mỗi người thực hiện giao dịch cũng khác nhau.

Nếu một cửa hàng không quản lý tốt các khoản thu chi của mình thì chắc chắn sẽ gặp phải tình trạng không biết tại sao lại thua lỗ như này, thâm hụt doanh thu hoặc không rõ từng khoản giao dịch. Trong những trường hợp xấu, khi mà chi tiêu bừa bãi, không rõ ràng và hiệu quả thì sẽ dẫn tới việc phá sản.

Link download: tại đây

2.4 Mẫu file excel quản lý đơn hàng phát sinh

Các dữ liệu, thông tin đơn hàng cần được cập nhật một cách chi tiết trong file excel để có thể dễ dàng quản lý hơn và tránh trường hợp bị thất lạc hay bỏ sót đơn hàng dẫn tới thất thoát doanh thu. File excel quản lý đơn hàng được kết hợp chặt chẽ với file quản lý trạng thái để tối ưu hóa hiệu quả của cửa hàng. 

20230117_2FnLegObZ49X1VPB.png

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng phát sinh

Sau khi quá trình đặt hàng được hoàn tất, thông tin về đơn hàng cần nhập vào file Excel như sau:

  • Ngày tháng phát sinh đơn đặt hàng
  • Trạng thái của đơn hàng
  • Thông tin chi tiết về khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ)
  • Thông tin về số lượng hàng hóa đã đặt
  • Số tiền của sản phẩm
  • Thông tin đơn vị giao hàng

Trên đây là một số thông tin cơ bản cần thiết phải có trong quy trình quản lý đơn hàng phát sinh của cửa hàng kinh doanh online. Thế nhưng, tùy theo vào nhu cầu quản lý cụ thể của từng cửa hàng mà có thể linh hoạt thay đổi, thêm hoặc lược bớt một số thông tin cần thiết cho phù hợp và tạo sự thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý đơn hàng.

Tham khảo: Tổng hợp 7 mẫu file quản lý doanh thu bằng Excel chuẩn, trực quan

3. Quản lý bán hàng, đơn hàng dễ dàng hơn cùng Nhanh.vn

Đối với những cửa hàng quy mô nhỏ phân loại sản phẩm ít, các bạn hoàn toàn có thể quản lý đơn hàng bằng việc sử dụng Excel. Tuy nhiên, với các cửa hàng quy mô lớn hơn có hàng nghìn phân loại sản phẩm khác nhau thì sao? Khi đó, việc quản lý đơn hàng bằng Excel sẽ không còn đủ để đáp ứng nữa. Mà thay vào đó, cần có một công cụ quản lý đơn hàng sẽ giúp người dùng lưu trữ tất cả các thông tin về khách hàng hay theo dõi trạng thái đơn hàng và báo cáo tình hình kinh doanh.

So với việc quản lý đơn hàng bằng Excel, quản lý bán hàng cùng Nhanh.vn sẽ hỗ trợ cho người dùng nhiều tính năng hiệu quả và hiện đại hơn. Nhanh.vn là một công ty cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh hỗ trợ quản lý không giới hạn số lượng cửa hàng hay Fanpage, website, hoặc gian hàng trên các sàn TMĐT như Lazada, Tiki, Shopee, Sendo,...

Dữ liệu về tồn kho, đơn hàng hay thông tin khách hàng đều được tập trung tại một nơi, luôn được cập nhật liên tục và chia sẻ giữa hệ thống quản lý kho/cửa hàng offline với mọi kênh bán online. Các thao tác quản lý được thực hiệu một cách đơn giản và dễ dàng với giao diện thiết kế thân thiện, dễ nhìn trên website cũng như ứng dụng trên điện thoại. 

20230117_rcvgKTifHsfOtHMa.jpg

Quản lý bán hàng dễ dàng hơn cùng Nhanh.vn

Quản lý bán hàng Nhanh.vn dùng thử miễn phí

20230118_Fcptdpv2CIMrG1y7.png

Một số tính năng vượt trội về quản lý đơn hàng mà Nhanh.vn cung cấp như sau:

Kết nối nhiều kênh bán hàng hiệu quả

  • Kết nối với Fanpage bán hàng trên Facebook: Giúp người dùng quản lý bình luận, tin nhắn và hỗ trợ ẩn số điện thoại
  • Kết nối với website bán hàng cùng hơn 200 mẫu giao diện được thiết kế đẹp, thân thiện và chuẩn SEO
  • Kết nối các sàn thương mại điện tử phổ biến và lớn nhất hiện nay như: TikTok Shop, Shopee, Lazada, Tiki,…
  • Bán hàng trực tiếp tại cửa hàng hỗ trợ kết nối với các thiết bị như máy in, máy quét mã vạch hay ngăn đựng tiền
  • Kết nối đa chiều: giúp quản lý không giới hạn số lượng cửa hàng, Fanpage hay website, các gian hàng thương mại điện tử.

Quản lý bán hàng tổng hợp, tập trung một nơi

  • Các thông tin về sản phẩm, tồn kho hay đơn hàng, khách hàng trên mọi kênh bán được tập trung tổng hợp tại Nhanh.vn
  • Trạng thái đơn hàng ở các kênh bán hàng khác nhau được cập nhật liên tục về Nhanh.vn => Hệ thống tự động từ tồn kho và ghi nhận doanh thu
  • Tồn kho thay đổi được cập nhật liên tục lên các kênh bán hàng online khác nhau
  • Các chương trình khuyến mại hay tích điểm đều được cài đặt tự động và được áp dụng khi khách hàng mua hàng trên website hay Facebook, qua các sàn thương mại điện thử hoặc trực tiếp ở cửa hàng.

danh sách đơn hàng

Quản lý vận hành trơn tru

  • Hỗ trợ người dùng quản lý combo các sản phẩm cùng loại và khác loại
  • Xuất, nhập kho điều chuyển hàng giữa các cửa hàng
  • Xác nhận trạng thái đơn hàng, đóng gói hay in vận đơn, trạng thái giao hàng và đối soát
  • Phân loại khách hàng thành các cấp khác nhau một cách chuyên nghiệp và tự động như khách hàng thân thiết, khách hàng VIP,…
  • Tích hợp hỗ trợ gửi thông tin qua email hay SMS và Zalo chăm sóc khách hàng

Tạo đơn hàng nhanh chóng và vận chuyển tiện lợi

  • Chỉ với các thông tin về sản phẩm, số lượng, số tiền, thông tin khách hàng là các bạn đã có thể tạo được đơn hàng ngay lập tức để chuyển sang bên đơn vị vận chuyển
  • Kết nối nhiều hãng vận chuyển lớn và phổ biến trong nước như Giaohangtietkiem, GHN, Bưu điện, VTP, J&T,…
  • Linh hoạt thay đổi theo các dịch vụ tùy thích
  • So sánh phí vận chuyển giúp tối ưu và tiết kiệm chi phí giao hàng 
  • Thanh toán COD 5 ngày/ tuần
  • Hỗ trợ xử lý khiếu nại 24/7

Hệ thống báo cáo đa dạng

  • Giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh một cách chính xác, theo thời gian thực tế
  • Hỗ trợ hơn 80 báo cáo được tổng hợp theo nhiều tiêu chí khác nhau.
  • Theo dõi các mặt hàng bán chậm, mặt hàng bán chạy để lên kế hoạch nhập hàng hay xả hàng kịp thời
  • So sánh các báo cáo bán hàng theo kênh bán khác nhau, theo cửa hàng hoặc theo sản phẩm, nhân viên,...

Tham khảo: TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí

Trên đây là bài viết tổng hợp cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2024. Mong rằng bài viết này sẽ mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã luôn theo dõi và ủng hộ chúng mình. Chúc các bạn một ngày tốt lành!

Sử dụng app Nhanh.vn hoàn toàn miễn phí:

 ggplay appstore  

social
5/5 (1 vote)

Nhanh.vn - Phần mềm bán hàng đa kênh

Tốt nhất, được sử dụng nhiều nhất
Hơn 100.000 cửa hàng đã tin dùng
Dùng thử miễn phí

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17/07/2019. Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 3, Số 70 Lữ Gia, Phường 15, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh

Tài khoản ngân hàng:

Ngân hàng thương mại cổ phần Tiên Phong (TPBank)

Số tài khoản: 22823456666

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Điều khoản và chính sách và chính sách sử dụng các dịch vụ phần mềm