Cách quản lý tiền COD, đối soát trong vận chuyển nhanh chóng chính xác nhất

Dịch vụ ship COD thu hộ tiền hàng đã dần trở lên quen thuộc hơn bởi những ưu điểm nổi trội của nó, đặc biệt là với những người đang kinh doanh online thì ship COD là một trong những gói dịch vụ vận chuyển quan trọng nhất.

Trong dịch vụ ship hàng thu tiền hộ này người giao hàng sẽ giao hàng cho người mua và thu giữ tiền hộ cho người bán, trong quá trình thu giữ tiền và gửi lại cho người bán thường sẽ gặp những hạn chế như trả thiếu tiền, chênh lệch về giá của dịch vụ,... để tránh được những vấn đề này thì cách duy nhất bạn cần làm là quản lý tiền COD và đối soát với bên vận chuyển. Hãy theo dõi bài viết dưới đây, Nhanh.vn sẽ chia sẻ cho bạn cách quản lý tiền COD, đối soát trong vận chuyển, cùng tham khảo nhé!

Trong đời sống đối soát có ý nghĩa là một phương pháp hữu hiệu kết hợp giữa đối chiếu và rà soát thông số chi phí. Phương pháp đối soát được sử dụng để đối chiếu chi phí giữa hai công ty di động, đối soát tiền thu hộ trong các dịch vụ mua sắm hàng online,...

Còn trong dịch vụ vận chuyển đối soát là quá trình shipper chuyển khoản số tiền thu hộ và phí dịch vụ của các đơn hàng đã hoàn thành trước lịch đối soát với công thức tính tiền đối soát:

Tiền đối soát = Tiền thu hộ (COD) - Phí dịch vụ - Phí bảo hiểm (nếu có)

Lịch đối soát phụ thuộc vào thỏa thuận giữa shipper và các Shop bán hàng, thông thường lịch mặc định là thứ 2/4/6, trước khi đến hẹn đối soát Shipper sẽ thông báo cho chủ Shop qua mail và sau 24h sẽ nhận được tiền đối soát.

Đối soát là gì?

Xem thêm:

• Tiền COD là gì? Kiến thức tổng hợp về tiền COD không thể bỏ qua
• Hướng dẫn chi tiết cách nhận tiền ship COD bưu điện đơn giản nhất

Khi chủ shop chấp nhận đăng ký sử dụng dịch vụ ship hàng thu tiền hộ tức là bên giao hàng sẽ giữ một khoản tiền bằng với giá trị của đơn hàng mà khách hàng đặt. Như vậy, quản lý đối soát với bên vận chuyển chủ yếu là để thu hồi số tiền vốn bán hàng bên giao hàng giữ và kiểm tra được thông số các chi phí xem có sự chênh lệch, sai sót nào không. Ngoài ra, việc quản lý đối soát để tránh các vấn đề về hàng hóa như: thất lạc hàng hóa, giao sai hàng, tính sai cước phí vận chuyển của đơn hàng, làm hư hại hàng hóa,...

Tại sao cần đối soát với bên vận chuyển?

Tham khảo phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay của Nhanh.vn

Trước hết, muốn đối soát được thì các bạn phải có cái file gốc và là đối soát cả 2 chiều chứ không phải đối soát trên chính cái file mà bên vận chuyển giao cho bạn. 

File gốc chính là file mà bạn dùng để lưu trữ tất cả danh sách và trạng thái các đơn hàng đã gửi cho bên vận chuyển.

Tiếp theo cùng đến với quy trình quản lý đối soát với bên vận chuyển:

- Với các cửa hàng có sử dụng phần mềm bán hàng thì khi chốt được đơn hàng với khách chỉ cần nhập dữ liệu đơn hàng vào phần mềm. Đến khi chuyển giao hàng hóa cho bên đơn vị vận chuyển bạn sẽ xuất danh sách đơn hàng từ phần mềm bán hàng để bưu tá ký xác nhận đã chuyển giao đơn hàng, sau đó gửi mai danh sách này để bên vận chuyển xác nhận về lượng đơn hàng sau khi được xác nhận đơn hàng sẽ được chuyển đi và bên đơn vị vận chuyển sẽ mail lại danh sách này cho bạn kèm theo mã bill của từng đơn hàng trong file.

- Các bạn hãy kiểm tra thật kỹ file bên vận chuyển gửi lại có sai lệch gì không, nếu không thì dùng hàm vlookup để nhập lại mã bill lên file gốc. 

- Trạng thái khi bắt đầu chuyển hàng cho đơn vị và đang trong quá trình phát hàng thì sẽ hiển thị là đang gửi.

- Khi giao hàng đến tay khách hàng và đã nhận được khoản tiền thanh toán thành công từ phía khách hàng thì sẽ chuyển sang trạng thái đã gửi hàng thành công (ở trạng thái này chủ Shop vẫn chưa được nhận tiền nhé)

- Đơn hàng nào thành công và đã chuyển tiền cho người bán thì sẽ được hiển thị là hoàn thành.

- Còn với những đơn hàng mà người mua không nhận thì sẽ có trạng thái là: Xác nhận hoàn hàng và khi người bán nhận được đơn hàng thì sẽ hiển thị là Chuyển hoàn thành công.

Ở bước đối soát dữ liệu được chia thành các khâu nhỏ:

Như đã nói ở trên, phải có file gốc chuẩn rồi thì mới có cái mà đối soát. Vì đã đối soát là phải 2 chiều. Khi các đơn vị vận chuyển trả tiền về cho mình thì sẽ phải gửi kèm 1 file để xác nhận số tiền đã chuyển về là của những đơn hàng nào.

Việc của các bạn bây giờ là dùng lệnh vlookup để dò ra những đơn này trên file gốc ở trên và chuyển trạng thái cho nó là “Hoàn thành”. Các bạn sẽ đối soát dựa trên mã bill của các đơn hàng. 

Khi đối soát nếu thấy phát sinh những đơn hàng đã quá thời hạn nhưng nhưng chưa nhận được tiền hoặc những đơn hàng hoàn chưa nhận được thì hãy thống kê lại danh sách những đơn hàng bị lỗi đó và yêu cầu bên vận chuyển giải trình. Các bạn nên nhớ phải giữ lại toàn bộ tài liệu hay file danh sách đơn hàng để sau còn làm bằng chứng.

Tìm hiểu thêm:

• Rủi ro hàng gửi thường gặp và những cách khắc phục
• Thời gian chuyển phát nhanh bưu điện chính xác nhất 
• Ưu - nhược điểm của hình thức thanh toán COD

Nếu với các bên deal được kèo đồng giá với các bên vận chuyển thì việc này khá đơn giản là nhân cước mỗi đơn với tổng đơn đã gửi là xong. Tuy nhiên nếu các đơn hàng của bạn ứng với nhiều mức COD khác nhau thì phải thực hiện việc đối soát để kiểm tra độ chính xác của kết quả.

Việc đối soát hàng hóa để kiểm tra chất lượng hàng hóa được hoàn lại cho cửa hàng sau quá trình vận chuyển có bị thất lạc hay hư hại không. Thiệt hại về hàng hóa sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến nguồn vốn của cửa hàng chính vì thế nếu xảy ra các vấn đề về tình trạng hàng hóa thì phải liên lạc với bên vận chuyển yêu cầu chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Ở Việt Nam dịch vụ ship COD được áp dụng rất phổ biến trong mấy năm gần đây đặc biệt trong thị trường kinh doanh online. Tuy dịch vụ này mang lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng nhưng còn nhiều hạn chế gây lo lắng cho người tiêu dùng như chưa kiểm soát được chi phí từ dịch vụ này.

Nhận thấy được nỗi lo của nhiều chủ kinh doanh online khi sử dụng dịch vụ giao hàng thu hộ nhiều công ty logistic đã tối ưu quá trình đối soát, tiết kiệm thời gian hơn so với quy trình cũ. Với quy trình này các chủ kinh doanh chỉ mất khoảng một tuần thì có thể nhận được tiền. Theo đó các công ty logistic này sẽ tiến hành thanh toán tiền thu hộ bằng cách chuyển khoản vào số tài khoản đã được chủ kinh doanh cung cấp trước đó.

Có thể nói nhờ vào quy trình này tiền bán hàng online của các chủ shop sẽ về nhanh hơn, vòng vốn sẽ được xoay nhanh hơn thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình. Việc này nhờ vào kinh nghiệm áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng theo mã hàng của các công ty logistic. Vì thế nên quy trình đối soát cũng được diễn ra nhanh và ít tốn kém thời gian hơn.

Giải pháp quản lý đối soát

Có thể bạn quan tâm:

• Kinh doanh hàng ký gửi cần chuẩn bị những gì?
• Đối soát chênh lệch COD trên sàn thương mại điện tử

Hy vọng với những thông tin mà Nhanh.vn chia sẻ trên bài viết về quản lý tiền COD, đối soát trong vận chuyển sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình sử dụng dịch vụ ship COD - giao hàng thu tiền. Chúc các bạn thành công!