Cách xử lý đối với hóa đơn viết sai tên hàng

Trong quá trình doanh nghiệp sử dụng hóa đơn do một số lí do khách quan và chủ qua nên có thể sẽ gặp phải những sai sót trong quá trình khai báo như: Sai ký hiệu, Sai tên, Sai số hàng hóa… Đây cũng là một lỗi cơ bản mà các doanh nghiệp, cửa hàng hay gặp phải. Vậy khi khai báo sai tên hàng phải điều chỉnh như thế nào? Trong bài viết này Nhanh.vn sẽ cung cấp cho bạn đọc biên bản điều chỉnh hóa đơn khi sai tên hàng. 

a) Hóa đơn giá trị gia tăng

Là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Theo quy định pháp luật hiện hành, căn cứ vào Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC (thay thế Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC):

Khi hóa đơn điện tử có sai sót về tên hàng hóa, người bán có thể xử lý theo 1 trong 2 phương án sau:

• Phương án 1 - Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót. Trên hóa đơn ghi rõ: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... Ký hiệu... Số... Ngày... tháng... năm...". Hóa đơn điều chỉnh ghi đúng nội dung cần điều chỉnh; trường hợp điều chỉnh giảm giá trị thì được ghi dấu âm (-) theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Phương án 2 - Lập hóa đơn điện tử thay thế: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trên hóa đơn ghi rõ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... Ký hiệu... Số... Ngày... tháng... năm...".

Theo quy định của pháp luật hiện hành, căn cư vào: 

– Khoản 3, Điều 20,Thông tư 39/2014/TT-BTC

– Khoản 7, Điều 3,Thông tư 26/2015/TT-BTC

Theo đó:

- Nếu sai tên hàng hóa thì Doanh nghiệp và khách hàng phải lập Biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh.

- Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.

- Lưu ý:

+ Hóa đơn điều chỉnh chỉ cần ghi nội dung cần điều chỉnh, các nội dung đã ghi đúng(số lượng, đơn giá, thành tiền,…) không được ghi lại trên hóa đơn điều chỉnh.

+ Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng.

- Hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống: 

+ Bước 1: Gạch chéo liên hóa đơn viết sai

+ Bước 2: Lập hóa đơn mới cho đúng

- Hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống

Nếu chưa giao cho khách hàng:

+ Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai

+ Bước 2:  Lập hóa đơn mới cho đúng (Hóa đơn sai và hóa đơn mới phải cùng 1 ngày)

- Nếu đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai: 

+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai (Trong biên bản phải nêu rõ được lí do thu hồi)

+ Bước 2: Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai (Kẹp vào giữa quyển hóa đơn hoặc lưu giữ. Không được kê khai vào hóa đơn đó).

+ Bước 3: Lập hóa đơn mới (Ngày tháng cùng với thời gian lập biên bản thu hồi. sau đó kê khai hóa đơn mới như bình thường).

- Nếu hóa đơn viết sai đã kê khai: 

+ Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai (hoặc có thỏa thuận bằng văn bản). Trên biên bản ghi rõ sai sót, kí hiệu, điều chỉnh hóa đơn số. ngày tháng năm...

Lưu ý: Biên bản phải có chữ kí và đóng dấu của 2 bên

+ Bước 2: Bán bán lập hóa đơn điều chỉnh: Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh nội dung sai. Ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại cùng ngày với biên bản điều chỉnh.

Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua hàng nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Như vậy, nếu hóa đơn viết sai tên công ti, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng thì chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh. 

Mong rằng với những thông tin đã cung cấp ở bài viết trên, người đọc đã có những kiến thức hữu ích về biên bản  điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng. Hiện nay, Nhanh.vn đang cung cấp các phần mềm quản lí bán hàng giúp các doanh nghiệp, đại lí cửa hàng có thể dễ dàng quản lí, điều hành hoạt động công ty mình một cách hiệu quả hơn. Doanh nghiệp, cửa hàng quan tâm có thể tham khảo các phần mềm quản lý này trên trang web Nhanh.vn.