Hướng dẫn thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh mới nhất

Đăng ký giấy phép kinh doanh là bước khởi đầu bắt buộc để doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh hoạt động hợp pháp. Bài viết này, tôi sẽ cung cấp hướng dẫn thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh mới nhất và những lưu ý quan trọng để giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh gọn và đúng quy định.

1. Giấy phép kinh doanh là gì?

Giấy phép kinh doanh (hay gọi là “giấy phép con”) là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân hoặc tổ chức, cho phép họ hoạt động trong các ngành nghề yêu cầu điều kiện riêng. Đăng ký giấy phép kinh doanh chứng minh doanh nghiệp đã thỏa mãn các yêu cầu như an ninh, trình độ chuyên môn, vệ sinh,… trước khi bắt đầu hoạt động.

Mục đích đăng ký giấy phép kinh doanh là để quản lý những ngành nghề cần đảm bảo tiêu chuẩn nhất định hoặc bị hạn chế (ví dụ: du lịch, dược phẩm, vận tải). Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp giống “giấy khai sinh” của công ty. Giấy phép kinh doanh thì được cấp sau và chỉ khi doanh nghiệp muốn hoạt động trong ngành nghề có điều kiện.

Xem thêm: 10 bước chuẩn bị cơ bản cho người mới bắt đầu kinh doanh

2. Điều kiện để đăng ký giấy phép kinh doanh

Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Doanh nghiệp 2020), để được cấp giấy phép kinh doanh thì cần đáp ứng các điều kiện cơ bản.

Bạn đang phân vân giữa việc đăng ký hộ kinh doanh hay thành lập doanh nghiệp? Việc lựa chọn mô hình ngay từ đầu không chỉ ảnh hưởng đến thủ tục pháp lý mà còn tác động trực tiếp đến cách kê khai thuế, vận hành và mở rộng về sau. 

Nếu lựa chọn chưa phù hợp, bạn có thể mất nhiều thời gian điều chỉnh hồ sơ, thay đổi mã ngành hoặc xử lý các vấn đề phát sinh không đáng có. Ecomtax với đội ngũ tư vấn thuế giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ bạn:

• Tư vấn định hướng lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp về pháp lý và tối ưu thuế
• Tư vấn định hướng thủ tục kê khai nộp thuế
• Tư vấn và chỉ ra những sai sót cần tránh trong các chính sách về thuế

 

3. Hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh mới nhất

Tùy vào từng ngành nghề và hình thức đăng ký kinh doanh, hồ sơ thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh cần nộp sẽ khác nhau.

Đối với hồ sơ đăng ký kinh doanh cho hộ kinh doanh cá thể:

• Bản sao sổ hộ khẩu.
• Bản sao CCCD hoặc hộ chiếu đã công chứng.
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu nơi kinh doanh (giấy chủ quyền nhà) hoặc hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.
• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh hộ cá thể, trong đó ghi rõ các nội dung:
  • Tên hộ kinh doanh, địa chỉ kinh doanh, số điện thoại.
  • Ngành, nghề dự kiến kinh doanh.
  • Vốn đăng ký.
  • Số người lao động dự kiến sử dụng.
  • Họ tên, chữ ký, địa chỉ cư trú và thông tin chứng minh nhân thân (CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực) của người đăng ký hoặc của người đại diện hợp pháp hộ kinh doanh.

Đối với hồ sơ đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Điều lệ, quy tắc của công ty.
• Danh sách thành viên sáng lập (đối với công ty TNHH), hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần) có chữ ký của tất cả các thành viên và của người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao CCCD/hộ chiếu của các thành viên hoặc cổ đông.

Xem thêm: 6 điều nhất định phải biết về cá nhân kinh doanh

4. Hướng dẫn thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh chi tiết

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chọn hình thức kinh doanh (hộ kinh doanh cá thể, công ty cổ phần, công ty TNHH) để tổng hợp các loại giấy tờ cần chuẩn bị.

Bản sao giấy tờ nhân thân (CCCD/Hộ chiếu) của người đứng tên

Giấy tờ về địa điểm kinh doanh (hợp đồng thuê, giấy tờ sở hữu), mẫu giấy đề nghị đăng ký, tài liệu thành lập doanh nghiệp (điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông) nếu là doanh nghiệp, các văn bản ủy quyền nộp hồ sơ.

Bạn cần phải kiểm tra tính hợp lệ của các tài liệu: thông tin nhất quán (tên, địa chỉ, số CCCD), có cần công chứng không, các giấy tờ còn hiệu lực không....

Chuẩn bị thêm các tài liệu bổ sung nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu điều kiện chuyên môn hoặc giấy phép con (ví dụ: y tế, vận tải, an toàn thực phẩm, môi trường…).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng có thẩm quyền

Đối với hộ kinh doanh cá thể: nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần): nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh, cấp thành phố trực thuộc trung ương (nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính).

Bạn có thể gửi qua bưu điện, nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc làm thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh online rồi nộp trực tuyến qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Khi nộp trực tiếp, đừng quên lưu lại biên nhận, tờ khai đã tiếp nhận thông tin.

Bước 3: Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và tính pháp lý của các tài liệu trong vòng 03 - 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (thời gian có thể khác nhau tùy quy định địa phương hoặc loại thủ tục).

Nếu hồ sơ thiếu hoặc chưa đúng quy định, bộ phận phụ trách sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung đến người nộp. Thông báo sẽ nêu rõ nội dung cần chỉnh sửa và thời hạn thực hiện để người nộp hồ sơ chuẩn bị lại thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh

Trường hợp hồ sơ hợp lệ: cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp), hoặc thông báo hoàn tất thủ tục đăng ký qua hệ thống điện tử hoặc giấy xác nhận đăng ký hộ kinh doanh (đối với hộ cá thể).

Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu: cơ quan đăng ký thông báo bằng văn bản, điện tử, hướng dẫn chi tiết những tài liệu cần bổ sung và thời hạn nộp lại. Sau khi bổ sung đầy đủ theo yêu cầu, hồ sơ sẽ được bộ phận phụ trách xem xét lại.

5. Hướng dẫn đăng ký giấy phép kinh doanh online

Doanh nghiệp có thể đăng ký giấy phép kinh doanh online mà không cần đến trực tiếp cơ quan quản lý với các điều kiện:

• Tài liệu phải được chuẩn bị dưới dạng văn bản điện tử tương đương với hồ sơ giấy theo quy định pháp luật.
• Thông tin khai trên hồ sơ điện tử phải đầy đủ và minh bạch.
• Hồ sơ nộp qua mạng phải xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện theo pháp luật hoặc cần có chữ ký số công cộng.
• Doanh nghiệp cần có tài khoản đăng ký kinh doanh (TKĐKKD) trên cổng https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

Cách 1: Nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng

Bước 1: Gửi hồ sơ điện tử

Soạn hồ sơ ở định dạng điện tử, ký bằng chữ ký số công cộng.

Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí trực tuyến.

Hệ thống sẽ trả giấy biên nhận điện tử xác nhận đã nhận hồ sơ.

Bước 2: Xét duyệt hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu đạt yêu cầu, thông tin sẽ được tự động chuyển cho cơ quan thuế để cấp mã số doanh nghiệp/mã số thuế.

Nếu chưa đạt yêu cầu, Phòng ĐKKD sẽ gửi thông báo qua hệ thống để doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh.

Bước 3: Cấp giấy chứng nhận đăng ký

Khi mã số thuế đã được cấp, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo kết quả cho doanh nghiệp.

Cách 2: Nộp, xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 1: Chuẩn bị và tải lên hồ sơ

Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh trên cổng đăng ký.

Tải lên văn bản điện tử và các giấy tờ kèm theo; điền đầy đủ các thông tin đăng ký.

Xác thực hồ sơ theo yêu cầu của hệ thống; nhận giấy biên nhận điện tử.

Bước 2: Xét duyệt và thông báo thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh

Phòng ĐKKD kiểm tra hồ sơ: nếu hợp lệ, thông tin được gửi sang cơ quan thuế để tạo mã số doanh nghiệp. Nếu chưa đủ, hệ thống sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung qua mạng để doanh nghiệp chỉnh sửa.

Khi mã số thuế được cấp, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy chứng nhận và thông báo kết quả cho doanh nghiệp.

Bước 3: Nộp bản giấy (nếu cần) và hoàn thiện hồ sơ

Trong một số trường hợp, người đại diện pháp luật phải nộp bộ hồ sơ giấy kèm theo giấy biên nhận điện tử đến Phòng ĐKKD.

Phòng ĐKKD đối chiếu hồ sơ giấy với hồ sơ điện tử. Hồ sơ hợp lệ sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

6. Câu hỏi thường gặp khi đăng ký giấy phép kinh doanh

6.1. Đăng ký hộ kinh doanh mất bao lâu?

Thời gian đăng ký hộ kinh doanh thường cần đến 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không phù hợp, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản để sửa đổi, bổ sung. Thời gian thực tế có thể từ 3 - 5 ngày tính giai đoạn chuẩn bị.

6.2. Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh là bao nhiêu

Chi phí thực tế thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh có thể thay đổi tùy địa phương và dịch vụ phát sinh. 

• Hộ kinh doanh cá thể khoảng 250.000 VNĐ - 400.000 VNĐ.
• Phí đăng ký: khoảng 50.000 VNĐ - 100.000 VNĐ (theo quy định của từng địa phương).
• Phí công bố thông tin: khoảng 200.000 VNĐ - 300.000 VNĐ.
• Chi phí phụ trội (nếu có): ví dụ phí tư vấn, chi phí in ấn, công chứng, gửi hồ sơ…
• Đối với doanh nghiệp (công ty): 400.000 - VNĐ 600.000 VNĐ.
• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: khoảng 100.000 VNĐ.
• Phí công bố thông tin doanh nghiệp: khoảng 300.000 VNĐ - 500.000 VNĐ.
• Chi phí phụ trội (nếu có): khắc con dấu, đăng ký thuế, mua chữ ký số, dịch vụ tư vấn thành lập, công chứng hồ sơ, phí gửi hồ sơ…

6.3. Sau khi có giấy phép kinh doanh cần làm gì?

Sau khi có giấy phép đăng ký kinh doanh, chúng ta cần chuẩn bị con dấu doanh nghiệp (nếu cần) và đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để giao dịch tài chính, xuất chi thu vào. Đăng ký và kê khai thuế tại cơ quan thuế quản lý, làm thủ tục mua và phát hành hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, bạn cần thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định như bảo hiểm xã hội cho nhân viên, báo cáo tài chính, bảo hiểm y tế, hợp đồng lao động,…

6.4. Không đăng ký giấy phép kinh doanh bị phạt bao nhiêu?

Theo quy định pháp luật hiện hành, hộ kinh doanh không đăng ký giấy phép kinh doanh sẽ bị xử phạt hành chính từ 5.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

6.5. Có thay đổi giấy phép kinh doanh được không?

Giấy phép kinh doanh (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) có thể thay đổi khi doanh nghiệp hay đổi về các nội dung đã đăng ký:

• Thay đổi tên doanh nghiệp
• Thay đổi ngành, nghề kinh doanh
• Thay đổi vốn điều lệ
• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Thay đổi thông tin thành viên hoặc cổ đông

Doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo hoặc đăng ký thay đổi với cơ quan nơi bạn đã đăng ký giấy phép.

Xem thêm: 09 trường hợp cần phải thay đổi đăng ký kinh doanh

Nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Bạn đừng quên cập nhật quy định mới tại cơ quan đăng ký địa phương và cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn nếu hồ sơ giấy tờ yêu cầu đặc biệt riêng theo ngành.