Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dễ dàng

3.1 Đối tượng sử dụng

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế là các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân trong 8 loại hình kinh doanh như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, bán lẻ thuốc tân dược, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

Nếu bạn đang hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ và F&B như nhà hàng, quán cafe, karaoke, quán ăn, bạn sẽ cần sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối với cơ quan thuế.

Nếu hiện tại nhà hàng hoặc quán cafe của bạn chưa có máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử, bạn cần lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng có khả năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử, tuân thủ đúng quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Có 3 nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

– Nhóm đối tượng 1: 

• Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm các doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại. 
• Đối tượng nhóm này là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử.

– Nhóm đối tượng 2: 

• Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế
• Đối tượng nhóm này là các hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

– Nhóm đối tượng 3:

• Sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. 
• Đối tượng nhóm này là các hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng

3.2 Điều kiện để sử dụng

Để đáp ứng điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đơn vị cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử, sở hữu phương tiện điện tử như chữ ký số để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế.
• Trang bị hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm máy tính và thiết bị điện tử có kết nối internet, email.
• Sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử và có khả năng truyền dữ liệu hoá đơn điện tử tới cơ quan thuế.

Đọc thêm:  Hóa đơn bán hàng thông thường trên 20 triệu có phải chuyển khoản không?

4. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, máy bán hàng

Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hoá đơn điện tử, có các nguyên tắc sau:

• Đảm bảo khả năng nhận biết hoá đơn in từ máy tính tiền truyền dẫn dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.
• Không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử nhưng phải tuân thủ các quy định về giao dịch thuế điện tử và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho cơ quan thuế.
• Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Quy định trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế Theo Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy bán hàng, máy tính tiền có kết nối đồng bộ chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất.

- Chuyển đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01-07-2022.

Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử

5. Hướng dẫn cách đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Người nộp thuế tiến hành đăng ký và sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Trường hợp bạn là người nộp thuế lần đầu có sử dụng hoá đơn điện tử và đồn thời thuộc đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì phải đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.

Trường hợp bạn đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng thêm hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì chỉ cần thay đổi thông tin đăng ký đã sử dụng hoá đơn điện tử qua đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

6. Tích hợp xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Nhanh.vn ngay khi có đơn hàng

Việc tích hợp hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm hỗ trợ Doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn điện tử để gửi cho khách hàng/lưu trữ nội bộ hoặc để làm việc với cơ quan quản lý Nhà nước là rất tiện lợi, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và chính xác, an toàn hơn.

Để sử dụng phần mềm tích hợp hóa đơn điện tử thì bạn cần sở hữu tài khoản kết nối xuất hóa đơn điện tử đã được xác thực. Hiện tại, Nhanh đang tích hợp xuất hóa đơn điện tử trên ngay trên phần mềm nhanh chóng, dễ dàng. Bạn hãy để lại thông tin tại đây để Nhanh hỗ trợ ngay nhé!

Cài đặt tài khoản xuất hóa đơn điện tử

Thông tin doanh nghiệp xuất hóa đơn:  

Thông tin doanh nghiệp xuất hóa đơn

Tạo hoá đơn điện tử nháp từ Nhanh: Tại danh sách hoá đơn bán lẻ, bán sỉ bạn chọn “Tạo hoá đơn điện tử nháp”. Hoá đơn nháp vẫn có thể sửa/xoá trực tiếp trên phần mềm hoá đơn điện tử.

Phát hành hoá đơn điện tử từ Nhanh: Tại danh sách hoá đơn bán lẻ, bán sỉ bạn chọn “Phát hành hoá đơn điện tử”, hoá đơn đã phát hành sẽ được gửi đến cơ quan thuế. Khi đó, chúng ta không thể chỉnh sửa trên phần mềm hoá đơn điện tử mà chỉ thực hiện huỷ hoặc tạo biên bản điều chỉnh.

Cách tạo hoá đơn điện tử nháp: Tại trang danh sách hoá đơn bán lẻ, bán sỉ: Bạn chọn các phiếu cần tạo hoá đơn điện tử nháp ->Thao tác –> Tạo hoá đơn điện tử nháp -> Chọn thông tin doanh nghiệp xuất hoá đơn -> Tạo.

Tạo hoá đơn điện tử nháp

Hóa đơn điện tử tạo nháp sẽ hiển thị ở cột hóa đơn điện tử ở danh sách hóa đơn.

Cách phát hành hóa đơn điện tử:

• Tại trang danh sách hoá đơn bán lẻ, bán sỉ -> Chọn các phiếu cần phát hành hoá đơn điện tử -> Thao tác –> Phát hành hoá đơn điện tử -> Chọn thông tin doanh nghiệp xuất hoá đơn -> Tạo.

Phát hành hóa đơn điện tử

• Tình trạng hóa đơn đã được phát hành sẽ hiển thị tại cột hóa đơn điện tử ở danh sách hóa đơn.
• Sau khi phát hành, người bán có thể truy cập Bán lẻ -> Hóa đơn điện tử để quản lý các hóa đơn đã phát hành hoặc truy cập đường link: https://nhanh.vn/pos/invoice/index

7. Câu hỏi liên quan đến hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Khi nào phải áp dụng Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền?

Hiện tại, chưa có thời gian cụ thể áp dụng hóa đơn từ máy tính tiền vì Tổng Cục Thuế đang chuẩn bị kế hoạch, lộ trình xây dựng giải pháp, các quy định rõ ràng áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền trong thời gian sắp tới. Bạn có thể đợi quyết định hoặc công văn bắt buộc rồi xem xét áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Máy tính tiền là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp đúng không?

Máy tính tiền đúng là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đồng bộ. Máy tính tiền là hệ thống thiết bị điện tử có kết nối với nhau bằng phần mềm bán hàng với các chức năng: tính tiền, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo,…

Đơn vị kinh doanh bán lẻ có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?

Theo Bà Tạ Thị Phương Lan, P.Vụ trưởng Vụ quản lý thuế doanh nghiệp nhỏ và vừa, HKD, cá nhân, Tổng cục Thuế cho biết:

“Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền chưa phải là quy định bắt buộc đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Người bán có thể chọn hình thức này nếu phù hợp nhu cầu sử dụng của mình và khách hàng. Tuy nhiên, Tổng Cục Thuế cũng khuyến khích doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng để tiện lợi, chính xác hơn. Và tất nhiên là đã có lộ trình triển khai hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.”

Trên đây là bài viết Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dễ dàng. Hy vọng những thông tin Nhanh.vn cung cấp sẽ giúp ích cho công việc kinh doanh của mọi người. Cảm ơn các bạn đã đọc!