Quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

Đối với bất kì một cửa hàng bán lẻ thì việc xây dựng quy trình quản lý kho hàng đóng một vai trò rất quan trọng. Một quy trình quản lý kho hàng tốt sẽ giúp cửa hàng bán lẻ cắt giảm các chi phí, giải quyết các vấn đề hoàng hóa đơn giản, góp phần đưa cửa hàng bán lẻ phát triển bền vững. 

Vậy quy trình quản lý kho là gì? Quy trình quản lý kho như thế nào sẽ đem lại hiệu quả? Bài viết sau, Nhanh.vn sẽ chia sẻ quy trình quản lý kho cũng như kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả nhất.

Quản lý kho hàng giữ một vai trò rất quan trọng trong cửa hàng bán lẻ và là một phần không thể thiếu để đảm bảo các nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh khác. Quản lý kho bao gồm các việc liên quan tới công tác tổ chức, sắp xếp, kiểm soát sản phẩm kho, được quy định và bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ. Việc quản lý kho hàng theo quy trình đem lại rất nhiều lợi ích cho cửa hàng bán lẻ như:

- Quản lý kho hàng thường xuyên giúp cửa hàng bán lẻ kiểm soát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hoặc hết hàng

- Cửa hàng bán lẻ có thể phát hiện ra các nguy cơ tồn đọng hàng ở một số mặt hàng khác nhau khi quản lý

- Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho bằng cách quản lý hàng hóa thường xuyên và đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết trong mọi thời điểm

- Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động

- Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất

- Quản lý kho hàng giúp các hoạt động vận hành khác trong cửa hàng bán lẻ hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp

- Quản lý kho hiệu quả sẽ nắm được số lượng tồn kho chính xác để tối ưu không gian kho hàng, thuận tiện cho việc đóng gói và giao vận

- Quy trình quản lý kho chính xác thì các báo cáo kho, báo cáo doanh thu, lãi lỗ cũng sẽ được tính toán 1 cách chính xác

- Quản lý kho hàng giúp nhà quản lý dễ dàng đưa ra phương án kinh doanh hợp lý cho cửa hàng bán lẻ của mình

Kho hàng của một cửa hàng bán lẻ

Mỗi một cửa hàng bán lẻ lớn, nhỏ hay các cửa hàng đều cần một quy trình quản lý, đặc biệt là khi có hàng tồn kho cần theo dõi chặt chẽ. Để khi người quản lý vắng mặt thì công việc vẫn được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. Khi có một quy trình quản lý kho rõ ràng, chặt chẽ nghĩa là tất cả các khâu của bạn đang vận hành độc lập, nhưng có liên kết với nhau. 

Mỗi một nhân viên là một mắt xích quan trọng kết nối các khâu. Thông tin minh bạch, rõ ràng thì giảm thiểu được thất thoát hàng hóa: Do hỏng, do mất mát, do trộm…. Nhà quản lý sẽ có phương án xử lý phù hợp.

Quản lý kho là quy trình cửa hàng bán lẻ kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho từ khi hàng hoá hoặc nguyên vật liệu vào kho cho đến khi xuất hàng đi. 

Quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm 7 bước: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói – xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng và báo cáo kiểm toán. Các bước quản lý kho cụ thể như sau:

Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn kho chính xác. Để thực hiện đúng quy trình nhập kho, bạn cần kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Nếu không thực hiện nghiêm túc thì có thể dẫn đến nhập kho sai, dẫn đến ảnh hưởng tới bước tiếp theo. 

Việc nhập kho kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp bạn lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thoát, thiệt hại cho cửa hàng khi bán hàng sau này. Để tối ưu được bước nhập kho, khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn có thể đưa ra 1 số yêu cầu về đóng gói như:

- Kích thước, khối lượng tối đa của 1 thùng hàng

- Số lượng sản phẩm trong 1 thùng

- Vị trí dán nhãn và các thông tin cần có trên nhãn,...

Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng theo yêu cầu của bạn thì họ cần gửi cho bạn tất cả các thông tin trên và thời gian giao hàng trước khi bạn nhập hàng. Từ đó bạn có thể nhanh chóng bao quát cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng vào thời gian phù hợp. Khi nhận hàng, người bàn giao hàng cần phải có phiếu xuất hàng của nhà cung cấp trong đó thống kê đầy đủ các loại sản phẩm và số lượng của từng mặt hàng, thời gian xuất hàng cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà cung cấp. Người tiếp nhận hàng hoá sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng đồng thời kiểm đếm số lượng hàng hoá sau đó cho tiến hành xếp dỡ. Cuối cùng, bạn xác nhận số lượng nhận, tình trạng hàng hoá (mã sản phẩm, số lô,… nếu cần thiết) vào phiếu và đưa lại cho nhà cung cấp 1 bản.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là lưu kho. Sau khi nhận hàng bạn cần sắp xếp hàng hóa vào trong kho sao cho khoa học và hợp lý.

Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hoá không gian kho cũng như dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng.

Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quá trình quản lý kho, tuy nhiên đây lại là bước giúp tăng hiệu quả quản lý kho.

Khi xếp dỡ hàng hoá vào các kệ trong kho, bạn nên xếp cùng 1 sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ để đỡ mất thời gian tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng.

Nếu không có nhiều không gian thì có thể xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 sản phẩm khác nhau.

Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho. Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này bạn sẽ giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hoá, giúp tăng trải nghiệm của khách hàng. Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho ở trên được thực hiện tốt thì việc nhặt hàng không có gì khó khăn cả.

Hiện nay, có thể chia làm 2 cách nhặt hàng:

- Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các cửa hàng kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.

- Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các cửa hàng có nhiều đơn hàng giúp bạn có thể hoàn thành được nhiều đơn hàng cùng lúc.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho giúp bạn gom lại các sản phẩm theo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách. Việc này cần được xử lý cẩn thận, chính xác, hạn chế sai sót, nhầm lẫn dễ dẫn đến hoàn hàng.

Quy định đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau nhưng cần đáp ứng được 2 mục đích quan trọng:

- Đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong quá trình giao vận

- Tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí giao hàng

Sau khi hoàn thành đóng gói bạn sẽ giao cho đơn vị vận chuyển, lúc này hàng hóa sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho.

Bước 5: Hoàn hàng

Đương nhiên không nhà bán hàng nào lại mong muốn có bước này, tuy nhiên thực tế không thể tránh khỏi là vẫn có 1 tỷ lệ nhất định số lượng đơn hàng bị trả lại. Trả hàng là 1 quy trình khá phức tạp, tuy nhiên có 1 số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng bạn cần tuân thủ:

- Khách trả hàng cần đúng theo chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân và những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng.

- Có quy định với các hàng hoá bị trả lại ví dụ: nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho nhà sản xuất,…

- Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn lại cũng cần phải được khấu trừ tương ứng.

Bước 6: Kiểm hàng

Kiểm hàng là hoạt động cần được thực hiện thường xuyên chứ không phải 1 năm mới làm 1 lần hoặc chỉ khi nào phát hiện ra vấn đề, thất thoát kho mới tiến hành kiểm kho. Bạn chỉ cần đảm bảo kho luôn sắp xếp gọn gàng và có 1 quy trình kiểm kê kho hàng hợp lý thì việc kiểm kho sẽ diễn ra trơn tru, nhanh gọn lẹ hơn. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng, việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Chỉ với 1 chiếc máy quét mã vạch, bạn quét mã vạch trên từng sản phẩm để đếm số lượng thực tế có trong kho. Sau khi hoàn thành kiểm kho, bạn có thể thực hiện cân bằng kho để số lượng tồn kho trên phần mềm được cập nhật đúng theo số lượng thực tế đã kiểm đếm.

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn - Quản lý kho hàng, kiểm soát hàng hóa chính xác chỉ với 8k/ngày

Bước 7: Thống kê báo cáo

Các thống kê, báo cáo kho sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Tất cả các đơn hàng xuất ra đều được ghi chép lại số liệu cụ thể từng chi tiết một, có thể thông qua một số phương pháp nhanh, đơn giản đó là sử dụng phần mềm quản lý kho.

Dưới đây là 1 số loại báo cáo kho cần phải có để bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho cũng như đưa ra kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, phù hợp.

- Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho

- Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh (nếu có)

- Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.

- Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.

- Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hóa bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát.

Sắp xếp kho hàng tối ưu

Quy trình quản lý kho hàng được sắp xếp khoa học sẽ giúp quá trình vận hành đạt hiệu suất cao và dễ dàng cho việc tìm kiếm, kiểm kê và đánh giá một cách khách quan nhất.

Ngoài kỹ năng sắp xếp logic, hiệu quả bạn cũng cần chuẩn bị các kệ hàng để bảo quản hàng hóa trong điều kiện tốt nhất; tránh các tác động ngoại lực làm ảnh hưởng đến chất lượng, bao bì. Nên chọn cách bố trí kho hàng thành các khu vực cụ thể để sắp xếp các mặt hàng phù hợp như hàng khô, hàng cần nhiệt độ mát, hàng có mùi, hàng hóa chất, hàng dễ cháy. Điều này giúp tránh sự ảnh hưởng làm giảm chất lượng lẫn nhau giữa các mặt hàng cũng như tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập, quản lý.

Bạn có thể sắp xếp kho theo mã SKU (mã hàng hóa) như một số cửa hàng bán lẻ khác đang làm. Theo đó hàng hóa được đặt tên dựa vào vị trí đặt và tính chất của hàng sao cho khi nhìn vào tên gọi sẽ xác định được vị trí của loại hàng đó.

Công việc hằng ngày của nhân viên kho đó là tiếp nhận và kiểm tra chi tiết các chứng từ, giấy tờ liên quan đến xuất nhập, lưu chuyển hàng hóa trong kho của mình. Vì vậy một nhân viên kho hiệu quả phải thành thạo các kỹ năng kiểm tra, nhập số liệu để công việc tiến hành hiệu quả, thuận lợi không bị gián đoạn giữa các quy trình. 

Ngoài ra nhân viên kho cần thành thạo thuần thục việc lập phiếu xuất kho đầy đủ chi tiết với những đối tác khách hàng hay xuất nhập hàng hóa cho đại lý, nhà phân phối, cửa hàng,…

Vấn đề nhà quản lý luôn đau đáu ở bộ phận kho đó là nhân viên tuồn hàng ra ngoài, thậm chí là tự ý sử dụng gây thất thoát hàng hóa. Để ngăn chặn tình trạng này, người quản lý phải tổ chức nhân sự thật chặt chẽ. 

Ngay từ đầu phải sàng lọc, tuyển chọn người phù hợp, trung thực ngay từ khâu tuyển dụng, xây dựng bộ các quy định nghiêm ngặt, xử lý các tình trạng vi phạm để làm gương trong bộ phận công nhân viên. Đồng thời phân quyền cho từng người nhằm tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

Kiểm kê kho hàng định kỳ

Phương pháp kiểm kê tồn kho định kỳ được lên kế hoạch cụ thể như kiểm 2 tuần một lần, kiểm theo tháng hay theo quý, tùy thuộc vào mỗi cửa hàng. Phương pháp này phù hợp với những cửa hàng có nhiều mặt hàng, mẫu mã và sản phẩm nhưng giá trị không quá cao.

Đây là hoạt động cần thường xuyên thực hiện trong quy trình quản lý kho hàng để đạt hiệu quả tốt nhất. Vì những nguyên nhân khách quan như: người dùng quên nhập dữ liệu; nhập sai hoặc nhầm giữa hàng hóa này với hàng hóa khác;… có thể dẫn đến sự chênh lệch hàng hóa giữa thực tế và báo cáo. Do đó để xác định số lượng hàng hóa trong kho có khớp với báo cáo; tình trạng hư hỏng, giảm chất lượng thực tế thì cửa hàng bán lẻ nên định kỳ kiểm kê kho hàng của mình.

Nên tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, từng nhóm hàng. Các công việc kiểm tra kho định kỳ bao gồm:

- Xác định số lượng tại kho, đối chiếu với thẻ kho và các sổ sách liên quan

- Kiểm tra chất lượng hàng hóa

- Kiểm tra hạn dùng của sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời

- Các nguy cơ tại kho hàng như: ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét, côn trùng,...

Thông qua kiểm tra, nhà quản lý cần có biện pháp xử lý, khắc phục ngay nếu có sai sót.

Một quy trình quản lý kho tốt mà không có phần mềm quản lý phù hợp thì hiệu quả không cao và chưa tối ưu được cả quy trình. Phần mềm là nơi ta ghi nhận dữ liệu nhập xuất và cung cấp thông tin tình hình kho,..

Nếu thông tin không kịp thời và không chính xác thì mọi quyết định dựa trên các thông tin sai lệch sẽ không còn chính xác nữa. Hơn nữa, phần mềm quản lý kho sẽ là công cụ mạnh mẽ nhất để tối ưu nguồn lực trong cửa hàng bán lẻ. Đặc biệt các cửa hàng bán lẻ vừa và nhỏ nhằm tự động hóa quy trình, giảm lãng phí thời gian và chi phí cho các khâu kho hàng, nhân sự, khách hàng. 

Nhanh.vn là đơn vị cung cấp dịch vụ về phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn giúp bạn dễ dàng quản lý kho hàng, đơn hàng, khách hàng, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí cho việc quản lý cửa hàng của mình.

Trên đây là những chia sẻ về quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ. Hy vọng quy trình quản lý kho mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp cho các cửa hàng bán lẻ vừa và nhỏ quản lý hàng hóa của mình một cách khoa học và hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!

Bài viết liên quan:

• Xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả