Tổng hợp các công thức tính lương trong Excel dễ hiểu, dễ áp dụng

Tính lương bằng công cụ Excel là bước không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt với những đơn vị vừa và nhỏ. Việc nắm rõ các công thức tính lương trong Excel giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và đảm bảo tính minh bạch cho nhân viên. Trong bài viết này, tôi sẽ tổng hợp các công thức tính lương trong Excel chính xác giúp bạn tính toán chính xác số tiền lương cho nhân viên. 

1. Những dữ liệu cần có trước khi lập bảng tính lương

Để tính lương trong Excel một cách chính xác, việc chuẩn bị dữ liệu đầu vào là bước quan trọng hàng đầu. Phần này như “nền móng” của cả quy trình, nếu nền móng vững, toàn bộ bảng lương sau đó sẽ hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp lý.

1.1. Bảng chấm công chi tiết

Trước khi áp dụng công thức tính lương trong Excel, bạn cần có bảng chấm công chi tiết cho từng nhân viên. Đây là cơ sở để xác định chính xác số ngày làm việc, giờ làm thêm và các trường hợp nghỉ phép. Một bảng chấm công tiêu chuẩn thường bao gồm:

• Ngày công làm việc thực tế của từng nhân viên.
• Số giờ làm thêm, làm đêm (nếu có)
• Ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương theo quy định.
• Thời gian đi muộn, về sớm, nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức phạt hoặc trừ lương.

1.2. Thông tin nhân viên

Tiếp đến, bạn cần danh sách nhân viên và thông tin cơ bản để Excel có thể tự động tính lương dựa trên từng cá nhân. Các dữ liệu không thể thiếu gồm:

• Mã nhân viên, họ tên, vị trí công việc.
• Mức lương cơ bản và hệ số lương theo hợp đồng lao động.
• Phụ cấp cố định (ăn trưa, xăng xe, chuyên cần, v.v.).
• Thông tin người phụ thuộc (dùng để tính giảm trừ gia cảnh khi khấu trừ thuế TNCN).
• Thông tin tài khoản ngân hàng, nếu doanh nghiệp trả lương qua chuyển khoản.

Khi cấu trúc thông tin này đầy đủ, các công thức như VLOOKUP, INDEX-MATCH hay IFERROR trong Excel có thể giúp bạn tính bảng lương dễ dàng hơn.

1.3. Quy định pháp lý

Một bảng lương chuẩn cần phải tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật hiện hành. Do đó, bạn cần nắm rõ:

• Mức lương tối thiểu vùng.
• Quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) để xác định khoản khấu trừ phù hợp.
• Tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc: BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định nhà nước.
• Phụ cấp và trợ cấp theo luật 

Khi các yếu tố này được cập nhật đúng, công thức tính lương trong Excel mới phản ánh chính xác thu nhập thực nhận, đồng thời tránh rủi ro kiểm tra hoặc khiếu nại từ người lao động.

1.4. Quy chế lương nội bộ 

Mỗi doanh nghiệp đều có quy chế lương riêng, quy định cách tính, thưởng phạt và các chính sách phúc lợi. Trước khi lập công thức, bạn nên xác định rõ:

• Hình thức tính lương (theo thời gian, sản phẩm hay doanh thu).
• Chính sách thưởng - phạt theo hiệu suất hoặc KPI.
• Quy định về tăng ca, làm thêm giờ, tính theo 150%, 200% hay 300% tùy loại ngày làm.
• Các khoản phúc lợi khác (bảo hiểm tự nguyện, quỹ công đoàn, hỗ trợ học tập, v.v.).

Tham khảo: Cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết dành cho người mới

2. Bảng lương Excel cần có những thông tin nào?

Trước khi bắt đầu thiết lập các công thức tính lương trong Excel, bạn cần nắm rõ cấu trúc cơ bản của một bảng lương tiêu chuẩn. Việc này tạo nền tảng vững chắc cho việc tự động hóa tính lương sau này.

Sau đây là các nhóm thông tin cần có trong một bảng lương hoàn chỉnh:

2.1. Thông tin nhân viên

Bao gồm các dữ liệu định danh để xác định người nhận lương, thường có:

• Họ tên nhân viên
• Vị trí công việc / phòng ban
• Mã nhân viên (nếu có)
• Cách thức liên hệ: số điện thoại, địa chỉ email,…

Những thông tin này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân sự, đối chiếu dữ liệu

2.2. Lương cơ bản

Đây là phần tiền lương chính mà người lao động nhận được theo thỏa thuận trong hợp đồng. Mức lương này chưa bao gồm phụ cấp, các bảng chi phí hỗ trợ. 

Theo quy định, lương cơ bản của người lao động sẽ được các bên thỏa thuận nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Lương tối thiểu vùng là mức lương thấp nhất mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động nhằm đảm bảo mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình tại khu vực mà họ sinh sống, làm việc.

Tại Điều 3 Nghị định 74/2024/NĐ-CP quy định về mức lương tối thiểu vùng như sau:

2.3. Ngày làm việc thực tế

Đây là dữ liệu cốt lõi để xác định số ngày công hoặc số giờ làm việc của từng nhân viên. Người lao động được trả lương dựa vào số ngày làm việc thực tế sau khi đã trừ nghỉ phép, nghỉ không lương hoặc đi muộn.

Việc ghi nhận chính xác thông tin này giúp việc tính lương trong Excel (như tính lương theo ngày, giờ hoặc ca làm việc) được tính chính xác. 

Đọc thêm: Top 10 phần mềm chấm công tiện nhất cho doanh nghiệp 2025

2.4. Phụ cấp

Phụ cấp là phần bổ sung cho lương cơ bản, thể hiện chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp.

Có hai loại chính:

• Phụ cấp không phải đóng bảo hiểm: tiền nhà, tiền ăn, xăng xe, điện thoại,...
• Phụ cấp phải đóng bảo hiểm: phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, khu vực, độc hại, nguy hiểm,….

2.5. Thu nhập danh nghĩa

Đây là tổng tiền mà nhân viên được hưởng theo lý thuyết, bao gồm lương cơ bản và toàn bộ phụ cấp, thưởng, hoa hồng.

Công thức tổng hợp đơn giản:

Thu nhập danh nghĩa = Lương cơ bản + Tổng phụ cấp + Tiền thưởng

Thông tin này là cơ sở để tính lương gộp và các khoản khấu trừ tiếp theo.

2.6. Lương gộp thực tế

Lương gộp là tổng thu nhập mỗi tháng của người lao động, gồm cả lương cơ bản và các khoản trợ cấp, phụ cấp, hoa hồng… mà chưa trừ các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc và nộp thuế thu nhập cá nhân (nếu có)

2.7. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Đối với những nhân viên ký hợp đồng có thời hạn trên 3 tháng, áp dụng phương pháp tính lương theo biểu lũy tiến từng phần. Đối với những nhân viên làm việc theo hình thức thời vụ, thử việc hay ký hợp đồng dưới 3 tháng, bạn sẽ thực hiện khấu trừ 10% trên tổng thu nhập trước khi thực hiện quy trình thanh toán lương.

2.8. Đóng bảo hiểm

Đây là phần doanh nghiệp trích nộp từ lương nhân viên theo quy định về:

• Bảo hiểm xã hội (BHXH)
• Bảo hiểm y tế (BHYT)
• Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

Thông tin này cần được cập nhật thường xuyên vì tỷ lệ trích nộp có thể thay đổi theo từng giai đoạn hoặc chính sách mới.

2.9. Lương thực lĩnh

Là mức lương chính thức người lao động nhận được vào cuối tháng, sau khi đã trừ đi các khoản tạm ứng, thuế và bảo hiểm

Công thức phổ biến:

Lương thực lĩnh = Lương gộp - Các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, TNCN)

3. Hướng dẫn chi tiết các công thức tính lương trong Excel

Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu đầu vào, bước tiếp theo là thiết lập các công thức tính lương trong Excel - phần cốt lõi giúp tự động hóa quy trình tính toán thu nhập cho nhân viên. Đây là những phần bạn cần nhập công thức trong bảng lương Excel

3.1. Công thức tính lương thực tế theo ngày công 

Trong hầu hết các doanh nghiệp, lương cơ bản thường được tính dựa trên số ngày công thực tế làm việc trong tháng.

Công thức tính lương cơ bản trong Excel:

Tổng lương thực tế = Tổng thu nhập * (Số ngày công thực tế / 26)

Hoặc:

Tổng lương thực tế = (Tổng thu nhập / Số ngày công hành chính trong tháng) * Số ngày làm việc thực tế

Theo quy định tại Điều 14, Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH, tiền lương ngày sẽ được tính dựa trên tiền lương tháng chia cho số ngày công hành chính trong tháng, nhưng không vượt quá 26 ngày.

Chẳng hạn: 

Trong tháng 9/2021 có 30 ngày và theo quy định của công ty, nhân viên được nghỉ 4 ngày Chủ nhật và nghỉ phép 1 ngày, nên có 25 ngày công thực tế. 

Giả sử công ty trả lương 5.000.000 đồng/tháng, có thể tính theo hai cách sau:

Cách 1: Đối với 25 ngày công: 5.000.000 × (25/26) = 4.807.692 đồng

Cách 2: Đối với 25 ngày công: (5.000.000 / 26) × 25 = 4.807.692 đồng

Khi tính toán tổng lương thực tế bạn có thể kết hợp với hàm IFERROR hoặc ROUND để làm tròn kết quả, đảm bảo số liệu hiển thị gọn gàng và dễ đọc trong báo cáo.

3.2. Công thức tính phụ cấp và thưởng

Phụ cấp giúp phản ánh đúng chế độ phúc lợi của doanh nghiệp, thường gồm phụ cấp ăn trưa, xăng xe, máy tính, hỗ trợ teambuilding 

Công thức tổng hợp:

= Phụ cấp ăn trưa + Phụ cấp xăng xe + Phụ cấp máy tính

Chẳng hạn: 

Nhân viên có các khoản phụ cấp như sau: ăn trưa 500.000đ, xăng xe 300.000đ, chuyên cần 200.000đ, thưởng KPI 500.000đ. 

⇒ Tổng phụ cấp và thưởng = 1.500.000đ.

Bạn có thể sử dụng hàm SUM() để cộng gộp tất cả các khoản này

3.4. Công thức khấu trừ bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân

Đây là phần không thể thiếu để tính lương trong Excel hợp pháp và chính xác. Các khoản khấu trừ phổ biến gồm:

• BHXH: 8% lương cơ bản
• BHYT: 1.5% lương cơ bản
• BHTN: 1% lương cơ bản

Công thức:

= Lương cơ bản * (8% + 1.5% + 1%) = Lương cơ bản * 10.5%

Với thuế thu nhập cá nhân:

• Đối với nhân viên ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Đối với nhân viên thử việc, thời vụ hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng

Theo quy định hiện hành, nhóm lao động này sẽ được khấu trừ 10% trên tổng thu nhập trước khi chi trả lương.

Công thức:

Thuế TNCN phải nộp = 10% * Tổng thu nhập trước khi trả

Chẳng hạn: Nếu nhân viên thời vụ có tổng thu nhập 3.000.000đ, thì Thuế TNCN phải nộp = 3.000.000 × 10% = 300.000đ

3.5. Công thức tính lương thực nhận 

Sau khi tính đầy đủ các khoản thu nhập và khấu trừ, bạn có thể xác định lương thực nhận, phần người lao động được trả cuối cùng.

Công thức:

= Lương cơ bản - tiền thuế - tiền bảo hiểm - chi phí khác (nếu có)

Khi thiết kế bảng Excel, bạn nên dùng hàm SUM() cho nhóm thu nhập và hàm SUM() khác cho nhóm khấu trừ. Sau đó, tạo một ô “Lương thực nhận” bằng công thức trừ hai tổng. 

3.6. Công thức tính lương làm thêm giờ (OT)

Theo quy định, làm thêm giờ sẽ được tính theo tỷ lệ phần trăm lương cơ bản tùy vào loại ngày làm việc:

• Ngày thường: 150%
• Ngày nghỉ hàng tuần: 200%
• Ngày lễ, Tết: 300%

Công thức:

= Tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm vào ngày làm việc bình thường * Mức ít nhất 150%/200%/300% * Số giờ làm thêm 

3.7. Cách tính lương trả theo doanh thu

Hình thức trả lương theo doanh thu được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp thương mại, chuỗi bán lẻ và đội ngũ kinh doanh. Cách tính này dựa trên mức độ hoàn thành doanh số thực tế so với chỉ tiêu đã đề ra, giúp doanh nghiệp khuyến khích năng suất và gắn thu nhập với hiệu quả làm việc.

Công thức tổng quát:

Lương thực tế = Lương cơ bản + (Tỷ lệ hoa hồng * Tổng doanh thu hoặc doanh số vượt chỉ tiêu)

Cách thức áp dụng:

• Xác định mục tiêu doanh số: Doanh nghiệp cần thiết lập chỉ tiêu doanh số rõ ràng và khả thi cho từng cá nhân hoặc nhóm kinh doanh.
• Thiết lập chính sách lương/thưởng: Gồm mức lương cố định + tỷ lệ hoa hồng/thưởng theo từng mức độ hoàn thành.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Sử dụng dữ liệu bán hàng từ hệ thống POS hoặc báo cáo Excel để so sánh doanh số thực tế với chỉ tiêu và tính thưởng tự động.

Tham khảo: Mách nhỏ cách tính lương hiệu quả cho nhân viên theo doanh số bán hàng

3.8. Cách tính lương trả khoán

Hình thức trả lương khoán được sử dụng rộng rãi trong các công việc có khối lượng và thời gian hoàn thành rõ ràng như sản xuất, kỹ thuật, dự án, hoặc dịch vụ thuê ngoài.

Lương được tính dựa trên tỷ lệ hoàn thành công việc so với khối lượng được giao, đảm bảo tính công bằng và minh bạch cho cả hai bên.

Công thức:

Lương thực tế = Mức lương khoán * Tỷ lệ (%) hoàn thành công việc

Cách thức áp dụng:

• Xác định khối lượng và chất lượng công việc: Hai bên thống nhất rõ yêu cầu, tiêu chuẩn và thời gian hoàn thành.
• Thỏa thuận mức lương khoán: Mức lương được thương lượng dựa trên năng lực, kinh nghiệm và giá trị thị trường.
• Lập hợp đồng giao khoán: Ghi rõ điều khoản về khối lượng, chất lượng, thời hạn, mức lương và hình thức thanh toán.
• Theo dõi và giám sát tiến độ: Doanh nghiệp định kỳ đánh giá tiến độ và chất lượng công việc để đảm bảo đúng yêu cầu.
• Thanh toán lương: Khi công việc hoàn tất và đạt yêu cầu, người lao động nhận đủ mức lương khoán đã thỏa thuận.

3.9. Các hàm thường dùng trong bảng tính lương Excel

Khi đã nắm được các công thức tính lương trong Excel, bước tiếp theo là sử dụng đúng hàm Excel để tự động hóa bảng lương. Những hàm này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác, nhất quán cho toàn bộ hệ thống tính lương của doanh nghiệp.

Nhóm hàm điều kiện

Nhóm hàm đếm và thống kê

Nhóm hàm tính tổng

Nhóm hàm xử lý ngày, tháng, thời gian

Nhóm hàm tra cứu - tính thưởng, bảo hiểm, thuế

Khi đã hiểu và áp dụng đúng các công thức tính lương trong Excel, bạn có thể dễ dàng mở rộng bảng tính bằng các hàm nâng cao như IF, SUMIFS, VLOOKUP 

Tuy nhiên, với doanh nghiệp quy mô lớn, bạn nên cân nhắc chuyển dần sang phần mềm quản lý nhân sự tự động vừa tiết kiệm thời gian, vừa đồng bộ dữ liệu lương, thưởng, bảo hiểm và thuế.

Xem thêm: Top 15 phần mềm quản lý nhân sự đáng dùng nhất hiện nay

4. Nâng cấp quy trình tính lương: Từ Excel sang phần mềm tự động

Khi số lượng nhân sự doanh nghiệp tăng lên, nhiều nhà kinh doanh đã tính đến việc sử dụng phần mềm nhân sự để tính lương tự động. Lý do là vì: Excel mạnh về tính toán, nhưng khó kiểm soát dữ liệu theo ca/kíp, làm thêm, luân chuyển chi nhánh và truy vết thay đổi; trong khi phần mềm chuyên dụng sinh ra để xử lý những thứ đó ở quy mô lớn, theo thời gian thực.

Phần mềm quản lý nhân sự/tính lương có những khả năng gì? 

Trước hết, khả năng tự động hóa cho phép hệ thống tự xử lý toàn bộ quy trình tính lương, từ chấm công, tạm ứng, tổng hợp công - ca - thưởng, đến hạch toán và trích nộp bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân. Mọi nghiệp vụ được vận hành đồng bộ, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và tuân thủ quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro sai sót mà các bảng lương Excel truyền thống thường gặp.

Thứ hai, khả năng tích hợp và tùy chỉnh linh hoạt theo các quy tắc tính lương của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng trong quản lý giờ làm, tính tăng ca hoặc chu kỳ trả lương (ngày, tuần, tháng), do đó, phần mềm đáp ứng được các công thức và quy tắc tính lương riêng biệt. Sự linh hoạt này đảm bảo rằng phần mềm không chỉ phù hợp với mô hình hiện tại mà còn sẵn sàng thích ứng khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thay đổi chính sách nhân sự.

Cuối cùng, khả năng báo cáo theo từng cấp độ quản lý là yếu tố giúp lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình chi trả lương và hiệu quả sử dụng quỹ lương. Phần mềm cung cấp báo cáo trực quan, biểu đồ theo thời gian thực cùng khả năng xuất file lưu trữ và in ấn, giúp quản lý có thể phân tích sâu hơn về cấu trúc lương, tỷ lệ chi trả và mức độ phân bổ quỹ lương giữa các bộ phận.

Chẳng hạn phần mềm iPOS HRM là phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với ngành F&B hay phù hợp môi trường ca kíp, đổi ca liên tục, nhiều chi nhánh. Phần mềm giúp:

• Tính lương tự động: Phần mềm tổng hợp công, ca, nghỉ phép và thưởng/phạt để tạo bảng lương cuối tháng. Nhân viên nhận thông báo và xem phiếu lương ngay trên app rõ ràng và tiện lợi

Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp thêm các tính năng phù hợp cho việc tính lương:

• Chấm công đơn giản: Nhân viên sử dụng điện thoại kết nối Wifi điểm bán để thực hiện chấm công. Chủ động kiểm soát công, lương, ca theo thời gian thực.
• Xếp lịch dễ dàng: Nhân viên đăng ký ca trực tiếp trên app dành riêng cho nhân viên theo lịch quán. Chủ quán phê duyệt nhanh chóng, không lo trùng ca, thiếu người.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng có tính năng nổi bật là chỉnh hệ số lương khi nhân viên đi làm ngày lễ, tết. Đây là tính năng rất phù hợp với ngành F&B vốn luôn phải hoạt động xuyên suốt các dịp lễ. 

Hãy trải nghiệm tính năng tính lương tiện lợi của phần mềm iPOS HRM. Phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian tính toán lương, minh bạch ngay từ những dữ liệu ca làm của nhân viên. Đặc biệt ưu đãi 800k khi đăng ký trải nghiệm. 

Trước đây, anh Hưng - chủ một chuỗi cửa hàng thời trang nhỏ vẫn dùng Excel để tính lương cho nhân viên. Mỗi cuối tháng, anh phải tổng hợp công, tạm ứng và thưởng phạt thủ công, mất gần hai ngày để hoàn thành bảng lương. Việc nhầm lẫn công hoặc quên cộng phụ cấp xảy ra khá thường xuyên, khiến anh vừa tốn thời gian kiểm tra lại, vừa dễ bị nhân viên thắc mắc. Sau khi chuyển sang phần mềm tính lương tự động, mọi dữ liệu chấm công được cập nhật ngay trong hệ thống, anh chỉ cần kiểm tra và bấm duyệt. “Giờ tôi chỉ mất chưa đến một giờ là xong bảng lương, lại yên tâm vì phần mềm tính rất chuẩn,” anh Hưng chia sẻ. Nhờ đó, việc trả lương trở nên nhanh, chính xác và minh bạch hơn nhiều so với khi làm bằng Excel.

Tham khảo: Top 10 phần mềm tính lương hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Tôi tin rằng việc nắm vững các công thức tính lương trong Excel không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính chính xác trong quản lý nhân sự. Tuy nhiên, khi quy mô doanh nghiệp tăng, việc tự động hóa quy trình tính lương bằng phần mềm quản lý nhân sự sẽ là bước tiến tất yếu để tối ưu vận hành và đảm bảo minh bạch cho toàn hệ thống.