Top 10+ Phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

Hiệu suất đội nhóm không chỉ đến từ nỗ lực của từng cá nhân, mà còn từ cách doanh nghiệp tổ chức và quản lý công việc. Những năm gần đây, phần mềm quản lý công việc đã trở thành công cụ cốt lõi của doanh nghiệp hiện đại - giúp sắp xếp nhiệm vụ khoa học, theo dõi tiến độ theo thời gian thực và tự động hóa báo cáo, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị toàn diện.

1. Phần mềm quản lý công việc iPOS HRM

iPOS HRM là một giải pháp được thiết kế riêng cho môi trường bán lẻ, F&B, chuỗi cửa hàng hoặc doanh nghiệp có nhiều điểm bán. Không chỉ giúp xếp lịch, giao việc hay chấm công, iPOS HRM còn hướng tới mục tiêu tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành nhân sự - công việc - ca làm trên cùng một hệ thống.

• Xếp lịch làm việc linh hoạt - Giảm tải khối lượng công việc cho quản lý
  • Thay vì phải nhập tay từng ca, từng nhân viên như trước đây, iPOS HRM cung cấp công cụ xếp lịch làm việc linh hoạt trên cả máy tính và điện thoại di động.
  • Hệ thống cho phép nhân viên tự đăng ký ca làm việc theo ngày hoặc theo tuần, người quản lý chỉ cần duyệt lịch mà không phải nhập thủ công như trước.
  • Nhân viên có thể xem lịch làm việc cá nhân, lịch chung của điểm bán, trạng thái chấm công, thậm chí nhận thông báo khi có thay đổi ca.

• Đề xuất và phê duyệt đơn giản: Nhân viên có thể gửi yêu cầu nghỉ ca, đi muộn, đổi ca, bổ sung chấm công chỉ trong vài giây và yêu cầu đó sẽ ngay lập tức được chuyển đến quản lý để phê duyệt.Khi được chấp nhận hoặc từ chối, hệ thống cũng gửi thông báo tự động giúp quy trình làm việc minh bạch, rõ ràng.
• Giao việc và kiểm soát hiệu quả:
  • Người quản lý có thể khai báo danh sách công việc cố định cần phải làm cho mỗi ca làm việc/ nhân viên/ bộ phận 
  • Phân Loại danh sách công việc theo các cấp độ ( ưu tiên, khẩn cấp, thường)
  • Xem báo cáo giao việc và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc linh hoạt, dễ sử dụng và phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Việt, iPOS HRM là lựa chọn đáng cân nhắc. Giải pháp này giúp tự động hóa quy trình giao việc, chấm công, phê duyệt nội bộ, đồng thời tăng hiệu suất vận hành, giảm sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý.

Tối ưu năng suất - Giảm gánh quản lý - Nâng hiệu quả vận hành với iPOS HRM.

• Giao việc - Theo dõi - Đánh giá hiệu suất trên cùng một nền tảng
• Tự động hóa quy trình, tối ưu nhân sự và chi phí vận hành
• Báo cáo thông minh giúp kiểm soát tiến độ toàn diện

Đăng ký iPOS HRM ngay hôm nay để trải nghiệm miễn phí và nhận ưu đãi độc quyền cho doanh nghiệp của bạn!

2. Phần mềm quản lý công việc Asana

Asana là một nền tảng quản lý công việc dựa trên điện toán đám mây, được sáng lập bởi các cựu thành viên Facebook và hiện đang phục vụ hàng triệu người dùng trên toàn thế giới.

Phần mềm này cho phép bạn tạo nhiệm vụ, phân công, thiết lập hạn chót, theo dõi tiến độ và cộng tác trong thời gian thực - tất cả trong một không gian làm việc thống nhất.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý công việc đa tầng- rõ ràng và dễ theo dõi
  • Người dùng có thể tạo nhiệm vụ (task) và chia nhỏ thành các công việc con (subtask)
  • Cho phép gắn người phụ trách, hạn chót, mức độ ưu tiên và file đính kèm
  • Các nhiệm vụ có thể được gom vào dự án, giúp bạn nhìn tổng thể quy trình mà không bỏ sót chi tiết
• Theo dõi tiến độ trực quan, không giới hạn các hoạt động chỉnh sửa, trao đổi trên công việc
• Bộ nhớ lưu trữ không giới hạn: Lưu trữ tệp không giới hạn (tối đa 100MB mỗi tệp)
• Hỗ trợ tối đa 15 người dùng cùng làm việc trên hệ thống

Chi phí sử dụng: 

• Phiên bản Premium có giá khoảng 252.000 VNĐ/người/tháng ($10,99)
• Bản Business khoảng 575.000 VNĐ/người/tháng ($24,99)

Asana là lựa chọn phù hợp để giúp đội nhóm quản lý công việc khoa học, cộng tác hiệu quả và tăng tốc độ hoàn thành dự án.

Trong thời đại số, doanh nghiệp không đơn thuần chỉ cần phần mềm hiện đại mà còn phải có quy trình quản lý công việc hiệu quả để đảm bảo mọi đầu việc được theo dõi, phân bổ và hoàn thành đúng tiến độ.

3. Phần mềm Evernote

Evernote là nền tảng quản lý công việc toàn diện, giúp người dùng tổ chức ý tưởng, lưu trữ tài liệu, lập kế hoạch và cộng tác một cách khoa học.

Tính năng nổi bật: 

• Trung tâm lưu trữ và quản lý thông tin: Hỗ trợ đồng bộ toàn bộ công việc và dữ liệu trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng tạo ghi chú, danh sách công việc, đính kèm tài liệu, hình ảnh, video hoặc bản ghi âm và chia sẻ nhanh chóng với đồng nghiệp, đối tác.
• Cấu trúc quản lý khoa học: Ứng dụng mô hình ghi chú - sổ tay - thẻ tag giúp phân loại thông tin hiệu quả. Người dùng có thể tạo nhiều sổ tay theo chủ đề như “Dự án bán hàng tháng 10”, “Chiến dịch marketing” hay “Ý tưởng trưng bày sản phẩm mới”, sau đó thêm các ghi chú nhỏ trong từng sổ tay.
• Tìm kiếm thông minh: Hệ thống thẻ tag cho phép gắn nhãn theo chủ đề, khách hàng hoặc mức độ ưu tiên. Khi cần tra cứu, chỉ cần nhập từ khóa, hệ thống sẽ lập tức hiển thị kết quả liên quan, giúp tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm thông tin.

Chi phí và các gói sử dụng phù hợp

• Premium: khoảng 184.000 VNĐ/người/tháng ($7,99).
• Business: khoảng 345.000 VNĐ/người/tháng ($14,99), hỗ trợ cộng tác nhóm, chia sẻ sổ tay, và quản lý người dùng trung tâm.

Mức giá này tương xứng với giá trị mà phần mềm mang lại, đặc biệt nếu bạn muốn quản lý công việc, dự án và tài liệu đồng thời trên cùng một nền tảng.

Nếu nhóm của bạn thường xuyên làm việc theo dự án hoặc cần phối hợp nhiều phòng ban, thì phần mềm quản lý dự án miễn phí sẽ là lựa chọn tuyệt vời để lập kế hoạch, phân bổ nhiệm vụ và theo dõi tiến độ tổng thể.

4. Jira

Jira là phần mềm được phát triển bởi Atlassian - hỗ trợ lập kế hoạch, giao việc, và theo dõi tiến độ và giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình làm việc theo mô hình Agile hoặc Scrum.

• Cấu trúc quản lý linh hoạt: Cho phép xây dựng quy trình vận hành theo từng mô hình quản trị: Scrum, Kanban, hoặc Hybrid
• Phân công và theo dõi tiến độ theo thời gian thực: Cho phép nhà quản lý phân công công việc cụ thể đến từng thành viên, gắn hạn chót, mô tả, file đính kèm và mức độ ưu tiên
• Quản lý công việc tồn đọng: Theo dõi và sắp xếp các nhiệm vụ chưa hoàn thành, đảm bảo tiến độ công việc luôn được kiểm soát
• Báo cáo nhanh: Tổng hợp dữ liệu và hiển thị kết quả trực quan, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình dự án
• Thiết lập quy trình làm việc tùy chỉnh: Dễ dàng tạo và điều chỉnh quy trình theo đặc thù từng nhóm, phòng ban hoặc dự án
• Tự động hóa dự án: Giảm thao tác thủ công nhờ các quy tắc tự động, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót
• Bộ nhớ tệp: Dung lượng lưu trữ 2GB, cho phép đính kèm và quản lý tài liệu, hình ảnh, video phục vụ cho từng dự án
• Hỗ trợ người dùng: Phù hợp cho nhóm làm việc lên đến 10 thành viên, đảm bảo cộng tác hiệu quả và thông suốt

Chi phí sử dụng:

• Phiên bản Standard có giá khoảng 161.000 VNĐ/người/tháng ($7)
• Phiên bản Premium khoảng 322.000 VNĐ/người/tháng ($14)

Để hiểu thêm về phần mềm và cách sử dụng phần mềm Jira, bạn có thể tham khảo video sau:

5. Trello

Trello là nền tảng quản lý công việc trực quan, giúp nhóm dễ dàng lên ý tưởng, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả, hợp tác và có tổ chức.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý công việc theo mô hình Kanban, giúp trực quan hóa toàn bộ luồng công việc và dễ dàng theo dõi tiến độ chỉ trong một cái nhìn.
• Phân chia công việc rõ ràng theo từng giai đoạn: đang làm, đã hoàn thành, hủy bỏ…
• Giao việc chi tiết đến từng thành viên, bao gồm mô tả công việc, thời hạn và trạng thái hoàn thành.
• Không giới hạn số lượng thẻ nhiệm vụ.
• Bộ nhớ lưu trữ không giới hạn, hỗ trợ tệp dung lượng tối đa 10MB.
• Tự động hóa 50 quy trình mỗi tháng, giúp tiết kiệm thời gian thao tác lặp lại.
• Theo dõi toàn bộ lịch sử hoạt động trên từng nhiệm vụ.
• Giới hạn số lượng người dùng tùy theo gói sử dụng.

Chi phí sử dụng: 

• Standard: Khoảng 120.000 VNĐ/người/tháng ($5).
• Premium: Khoảng 288.000 VNĐ/người/tháng ($12,5).
• Enterprise: Tùy quy mô người dùng

Một số doanh nghiệp hiện nay còn tích hợp hệ thống phần mềm quản lý nhân sự cùng công cụ quản lý công việc để đồng bộ dữ liệu nhân viên, bảng công và đánh giá hiệu quả làm việc.

6. Todoist

Todoist là phần mềm được thiết kế tối giản, hướng đến việc giúp bạn giảm bớt sự rối rắm trong quản lý công việc hàng ngày - đồng thời duy trì thói quen làm việc kỷ luật, khoa học và nhất quán.

Tính năng nổi bật:

• Sắp xếp công việc thông minh: Todoist cho phép phân loại tác vụ theo deadline, tag hoặc dự án ngay trong lúc nhập dữ liệu, giúp quản lý công việc nhanh chóng và khoa học.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Người dùng có thể tinh chỉnh luồng công việc cá nhân nhờ các tính năng như nhóm dự án, gắn nhãn công việc, đánh dấu mức độ ưu tiên.
• Đồng bộ đa nền tảng: Hỗ trợ sử dụng mọi lúc, mọi nơi trên máy tính, điện thoại, tablet chỉ cần có kết nối Internet.
• Tích hợp trợ lý ảo thông minh: Kết nối trực tiếp với Siri và Alexa, giúp tạo và quản lý tác vụ bằng giọng nói.

Chi phí sử dụng: Todoist cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng cơ bản, đủ đáp ứng cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Phiên bản trả phí có thêm nhiều tiện ích như: nhắc việc nâng cao, gán nhãn màu, theo dõi tiến độ, báo cáo năng suất cá nhân.

• Gói Premium: khoảng 96.000 VNĐ/người/tháng ($4)
• Gói Business: khoảng 138.000 VNĐ/người/tháng ($6), phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, hỗ trợ tối đa 50 dự án và chia sẻ quyền truy cập linh hoạt

7. DragApp

DragApp là một ứng dụng độc lập, mà tích hợp trực tiếp vào Gmail, giúp người dùng quản lý mọi đầu việc, email và quy trình làm việc ngay trong chính hộp thư quen thuộc của mình.

Với DragApp, Gmail không còn chỉ là nơi gửi - nhận thư, mà trở thành bảng quản trị công việc (Kanban Board) trực quan, nơi bạn có thể gán nhiệm vụ, phân quyền, bình luận và theo dõi tiến độ mà không cần rời khỏi giao diện email.

Công cụ này cho phép người dùng cập nhật thông tin công việc, bao gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc, và trao đổi trực tiếp với các thành viên liên quan ngay trên cùng một thẻ nhiệm vụ. Toàn bộ dữ liệu, tài liệu và ghi chú đều được lưu trữ tập trung, giúp việc theo dõi trở nên rõ ràng và thuận tiện. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể dễ dàng giám sát tiến độ và từng giai đoạn của dự án một cách chính xác, minh bạch.

Chi phí sử dụng: 

DragApp cung cấp phiên bản miễn phí với đầy đủ các tính năng cơ bản như:

• Quản lý công việc dưới dạng bảng
• Giao việc cho thành viên
• Ghi chú nội bộ và gắn nhãn
• Tích hợp Google Calendar và Drive

Đối với nhu cầu doanh nghiệp, gói Pro có giá khoảng 185.000 VNĐ/người/tháng ($8), thanh toán theo năm. Phiên bản này mở rộng giới hạn người dùng, bổ sung tự động hóa và tích hợp với các công cụ CRM hoặc phần mềm quản lý quy trình khác.

8. MyXTeam

MyXTeam là được phát triển để phù hợp với thói quen làm việc, cách phân công và báo cáo của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Không chỉ hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ hay giao việc, MyXTeam còn tích hợp nhiều tính năng cộng tác, giúp đội nhóm vận hành linh hoạt và giảm tải tối đa công việc thủ công.

Tính năng nổi bật: 

• Lập kế hoạch & theo dõi tiến độ: Cho phép người dùng lập kế hoạch công việc chi tiết theo ngày, tuần, tháng, đồng thời hiển thị trực quan tiến độ của từng thành viên trong nhóm.
  Mỗi đầu việc có thể đi kèm các thông tin cụ thể: người phụ trách, thời gian bắt đầu, hạn chót, mức độ ưu tiên và trạng thái hoàn thành.
• Giao diện to-do list quen thuộc: Khác với các phần mềm đòi hỏi cấu trúc phức tạp, MyXTeam chọn cách tiếp cận gần gũi hơn - dạng danh sách công việc (to-do list). Mỗi nhiệm vụ đều có thể được tạo, giao, theo dõi tiến độ và phân quyền rõ ràng. Giao diện đơn giản giúp cả nhân viên văn phòng lẫn người làm việc từ xa đều có thể nắm bắt nhanh và thao tác dễ dàng mà không cần hướng dẫn nhiều.
• Cộng tác hiệu quả: Hỗ trợ tính năng chat nhóm và bình luận trực tiếp trên từng công việc.Thành viên có thể trao đổi, chia sẻ file, hoặc gắn nhãn người liên quan mà không cần rời khỏi phần mềm.
• Báo cáo & đánh giá nhân viên: Cung cấp bảng dashboard trực quan giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ tổng thể của dự án, phòng ban và từng nhân viên.Các trạng thái như đang làm, hoàn thành, quá hạn được thể hiện bằng biểu đồ màu sắc rõ ràng, dễ nhận diện.
• Phân quyền chi tiết: Khi tạo team, người quản lý có thể cấp quyền admin cho một số thành viên phụ trách, giúp họ được phép thêm, sửa, xóa hoặc duyệt kế hoạch của nhóm.

Chi phí sử dụng: MyXTeam hiện có gói miễn phí cho cá nhân hoặc nhóm dưới 5 người, phù hợp để trải nghiệm ban đầu. Với doanh nghiệp, phần mềm chia thành 3 gói:

• Business: 1.000.000 VNĐ/tháng cho 10 team
• Business Pro: 1.500.000 VNĐ/tháng cho 30 team

Enterprise: 3.500.000 VNĐ/tháng cho số lượng team không giới hạn.

9. Base Wework

Base Wework là một trong những phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình quản lý, tăng tính minh bạch trong vận hành và tối ưu năng suất đội nhóm.

Tính năng nổi bật: 

• Tổ chức công việc theo nhiều cấp độ: Có khả năng phân tầng công việc cực kỳ chi tiết, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
  • Nhóm công việc (Tasklist)
  • Công việc (Task)
  • Công việc con (Subtask)
  • Checklist
• Cộng tác: Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc (như Zalo, Google Chat hay Email), Base Wework tích hợp tính năng trao đổi nội bộ trực tiếp trên từng công việc. Người dùng có thể chat, tag đồng nghiệp, đính kèm file hoặc để lại bình luận ngay trong task - đảm bảo mọi trao đổi đều gắn liền với đúng ngữ cảnh.
• Phân quyền rõ ràng: Base Wework chia vai trò người dùng thành “Quản lý” (Manager) và “Thành viên” (Member). Quản lý có thể xem toàn bộ tiến độ phòng ban, tạo và giao việc cho cấp dưới, trong khi thành viên chỉ nhìn thấy phần việc của mình.
• Khả năng tích hợp: Base Wework là khả năng tích hợp liền mạch với các phần mềm khác trong hệ sinh thái Base:
  • Base Workflow: Quản lý quy trình phê duyệt, xin nghỉ, duyệt đề xuất
  • Base HRM: Quản lý nhân sự và chấm công
  • Base E-Office: Số hóa văn bản hành chính

Chi phí sử dụng: 1.4 USD/người/tháng

10. Microsoft Teams

Microsoft Teams là phần mềm quản lý công việc toàn diện, giúp kết nối, giao tiếp và cộng tác hiệu quả trên cùng một nền tảng.

Tính năng nổi bật: 

• Cộng tác: Microsoft Teams cho phép họp trực tuyến, gọi điện và trò chuyện mọi lúc, mọi nơi với quy mô tối đa 150 người. Toàn bộ quy trình họp được tự động hóa, từ lập lịch, ghi chú, chia sẻ màn hình cho đến ghi âm và nhắn tin tức thời trong phòng họp.
• Tích hợp: Teams hỗ trợ hơn 400 công cụ và trình kết nối trong Teams Hub App Store, bao gồm Skype, Direct Routing (định tuyến trực tiếp), Calling Plan (gói thuê bao) và tổng đài tự động. Người dùng có thể dễ dàng lựa chọn và tích hợp các tiện ích phù hợp để tối ưu hiệu quả làm việc.

Chi phí sử dụng: 

• Microsoft Teams Essentials: USD$2.00 người dùng/tháng - thanh toán theo năm
• Microsoft 365 Business Basic: USD$3.00 người dùng/tháng - thanh toán theo năm
• Microsoft 365 Business Standard: USD$10.00 người dùng/tháng - thanh toán theo năm

Nếu bạn đang tìm một phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp, đồng bộ và an toàn, Microsoft Teams chính là lựa chọn toàn diện.

Trong thời đại chuyển đổi số, nhà quản lý thông minh là người biết tận dụng công nghệ để dẫn dắt con người. Phần mềm quản lý công việc không đơn giản chỉ giúp bạn kiểm soát tiến độ, mà còn tạo nên văn hóa làm việc hiệu quả - nơi mọi thành viên đều nhìn thấy giá trị đóng góp của mình trong bức tranh chung.