[Mới Nhất] Mẫu 04 điều chỉnh hóa đơn điện tử chuẩn theo quy định

Bạn đang băn khoăn không biết khi nào bắt buộc phải gửi Mẫu 04 điều chỉnh hóa đơn điện tử (04/SS-HĐĐT) lên cơ quan Thuế? Đừng lo, bài viết này tôi sẽ hướng dẫn chi tiết 4 trường hợp phải nộp, thời hạn quy định và mức phạt cần tránh chuẩn nhất năm 2025. Cùng xem ngay!

1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu gì?

Trước khi đi vào quy trình xử lý, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm pháp lý của biểu mẫu này.

Mẫu 04/SS-HĐĐT (tên đầy đủ: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót) là văn bản dùng để "giao tiếp" giữa doanh nghiệp và Cơ quan Thuế về các vấn đề liên quan đến hóa đơn đã lập bị sai. Căn cứ theo Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đây là biểu mẫu pháp lý được định nghĩa dùng để:

"Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được lập bởi người bán hoặc người mua gửi đến cơ quan thuế để thông báo về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, hoặc để giải trình về hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan thuế."

Bạn có thể hình dung nó như một "biên bản tường trình", giúp cơ quan thuế nắm bắt được tình trạng sai sót và hướng xử lý (Hủy/Điều chỉnh/Thay thế) của doanh nghiệp đối với từng số hóa đơn cụ thể.

Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử [Cập nhật mới nhất]

2. Khi nào phải gửi mẫu 04 điều chỉnh hóa đơn điện tử lên cơ quan Thuế

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy trình xử lý được phân loại cụ thể dựa trên mức độ trọng yếu của sai sót.

Đối với các lỗi sai mang tính chất hành chính như sai tên công ty, sai địa chỉ (lỗi chính tả, thiếu tên phường/xã...) nhưng mã số thuế vẫn đúng, pháp luật cho phép doanh nghiệp thực hiện thủ tục đơn giản hóa để giảm tải gánh nặng chứng từ.

Theo Điểm a Khoản 1 Điều 19 :

“a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.”

Trong trường hợp này, kế toán tuyệt đối không hủy hay lập lại hóa đơn mới. Quy trình chuẩn gồm 2 bước:

• Bước 1: Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để giải trình về sai sót.
• Bước 2: Thông báo lại cho người mua (bằng văn bản hoặc phương tiện điện tử) về việc hóa đơn có sai sót tên/địa chỉ nhưng vẫn có giá trị sử dụng.

Lưu ý khi gửi mẫu 04 điều chỉnh:  Sau khi doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ thực hiện việc kiểm tra và gửi phản hồi tự động để xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ. Theo Khoản 3 Điều 19:

“3. Trường hợp người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này quy định tại điểm a khoản 1 Điều này thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.”

Doanh nghiệp cần theo dõi email hoặc kiểm tra trên phần mềm hóa đơn điện tử để nhận Mẫu 01/TB-SSĐT, đảm bảo rằng thông báo sai sót đã được cơ quan thuế ghi nhận thành công vào hệ thống dữ liệu.

Để quản lý hóa đơn điện tử đúng chuẩn và hạn chế rủi ro sai sót, doanh nghiệp cần một giải pháp ổn định và dễ vận hành. Phần mềm Hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ bạn:

• Lập - điều chỉnh - gửi hóa đơn đúng quy định
• Tự động đồng bộ dữ liệu với cơ quan Thuế
• Dễ sử dụng - dễ triển khai - phù hợp mọi quy mô doanh nghiệp

3. Cách kiểm tra mẫu 04/SS-HĐĐ đã lập và gửi lên cơ quan Thuế hay chưa?

Sau khi nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót, việc quan trọng nhất là xác minh xem Cơ quan thuế đã tiếp nhận và ghi nhận trạng thái của hóa đơn đó (Hủy/Điều chỉnh/Thay thế) hay chưa.

Dưới đây là quy trình 3 bước chuẩn để tra cứu trực tiếp trên hệ thống của Tổng cục Thuế:

Bước 1: Truy cập hệ thống tra cứu Bạn truy cập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử quốc gia tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Nhập thông tin đối soát Tại giao diện tra cứu, bạn cần điền chính xác 100% các thông tin của tờ hóa đơn cần kiểm tra, bao gồm:

• Mã số thuế người bán.
• Loại hóa đơn (1, 2, 5, 6...).
• Ký hiệu hóa đơn (Ví dụ: 1C25Tyy).
• Số hóa đơn.
• Tổng tiền thanh toán.
• Mã Captcha (Mã xác thực).

Sau đó nhấn nút [Tìm kiếm].

Bước 3: Đọc và phân tích kết quả trả về Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái hiện tại của hóa đơn. Bạn cần lưu ý 3 trường hợp sau để xác định Mẫu 04/SS-HĐĐT đã được gửi thành công hay chưa:

• Trường hợp 1 (Chưa có thông báo sai sót): Màn hình chỉ hiển thị: “Đã cấp mã hóa đơn”. Nghĩa là hóa đơn này vẫn đang có giá trị sử dụng bình thường, CQT chưa ghi nhận bất kỳ Mẫu 04/SS-HĐĐT nào liên quan đến hóa đơn này.
• Trường hợp 2 (Đã ghi nhận thông báo sai sót): Màn hình hiển thị dòng thông báo màu đỏ hoặc cam: “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày [dd/mm/yyyy] Tình trạng [Cơ quan thuế tiếp nhận]”. Điều này xác nhận CQT đã nhận được Mẫu 04/SS-HĐĐT và hóa đơn đang trong trạng thái xử lý sai sót (đã hủy hoặc chờ giải trình).
• Trường hợp 3 (Lỗi dữ liệu): Màn hình báo: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”. Có thể bạn đã nhập sai một trong các thông tin ở Bước 2, hoặc hóa đơn chưa từng được gửi lên hệ thống thuế. Cần kiểm tra lại dữ liệu đầu vào.

Xem thêm: Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: Khác nhau ở điểm nào?

4. Các quy định pháp lý khi nộp mẫu 04 điều chỉnh hóa đơn điện tử

4.1. Thời hạn quy định nộp mẫu 04 điều chỉnh hóa đơn điện tử lên cơ quan Thuế

Để tránh bị phạt chậm nộp, kế toán cần nắm rõ "thời điểm vàng" để gửi mẫu này. Căn cứ theo Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT được quy định như sau:

"Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ... bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh."

Mặc dù luật cho phép hạn chót là ngày cuối cùng của kỳ kê khai, nhưng Nhanh.vn luôn khuyến nghị khách hàng nộp ngay khi phát hiện sai sót. Việc để dồn đến cuối kỳ kê khai rất dễ dẫn đến tình trạng quên nộp, hoặc khi hệ thống thuế bị quá tải vào ngày cao điểm sẽ khiến việc gửi tờ khai gặp lỗi, dẫn đến bị phạt oan uổng.

4.2. Mức phạt khi chậm nộp Thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT

Nếu bạn lỡ quên nộp Mẫu 04 quá thời hạn nêu trên thì sao? Rất tiếc, bạn sẽ phải đối mặt với mức xử phạt hành chính theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.

Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.

3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

5. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;

b) Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.

6. Các hành vi vi phạm về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đã được quy định tại Điều 23, 25 Nghị định này thì không áp dụng Điều này khi xử phạt vi phạm hành chính.

4.3. Quy trình nhận phản hồi của CQT về thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

Sau khi bạn đã gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đi, quy trình xử lý của Cơ quan Thuế sẽ diễn ra theo 2 bước chuẩn quy định:

• Bước 1: Tiếp nhận hệ thống Ngay sau khi bạn gửi, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động gửi thông báo tiếp nhận. Lúc này trạng thái trên phần mềm sẽ là "CQT đã tiếp nhận".
• Bước 2: Phản hồi kết quả (Chấp nhận/Không chấp nhận) Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ trả về thông báo Mẫu số 01/TB-SSĐT để cho biết kết quả:
  • Nếu "Chấp nhận": Xin chúc mừng, Mẫu 04 của bạn hợp lệ, quy trình xử lý sai sót hoàn tất.
  • Nếu "Không chấp nhận": CQT sẽ nêu rõ lý do (ví dụ: sai số hóa đơn, sai ký hiệu...). Bạn cần đọc kỹ lỗi để sửa và lập lại Mẫu 04 mới gửi đi.

Việc xử lý sai sót hóa đơn và nộp Mẫu 04 điều chỉnh hóa đơn điện tử tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn thận và kịp thời. Một sơ suất nhỏ về thời hạn cũng có thể khiến doanh nghiệp bị phạt nặng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ giúp tự động hóa việc kiểm soát sai sót, cảnh báo hạn nộp tờ khai và hỗ trợ nộp Mẫu 04 chỉ với 1 click. Nhanh.vn sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn, thuế má đơn giản hơn bao giờ hết, để bạn có thêm thời gian tập trung kinh doanh. Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.