Hồ sơ giảm trừ gia cảnh 2026 cho người phụ thuộc gồm những gì?

Hồ sơ giảm trừ gia cảnh năm 2026 cho người phụ thuộc cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Đăng ký và lưu trữ hồ sơ ra sao để không bị cơ quan thuế loại trừ khi quyết toán? Bài viết này sẽ làm rõ đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định, hướng dẫn quy trình đăng ký giảm trừ gia cảnh đúng pháp lý, dễ áp dụng, đồng thời chỉ ra những lưu ý quan trọng giúp người nộp thuế hạn chế rủi ro sai sót, bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.

1. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm những gì?

Hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm những gì là câu hỏi được nhiều người nộp thuế quan tâm khi đăng ký người phụ thuộc và quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Việc chuẩn bị đúng, đủ giấy tờ theo quy định không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi giảm trừ hợp pháp mà còn tránh nguy cơ bị cơ quan thuế loại trừ hồ sơ, truy thu hoặc xử phạt. 

Hồ sơ giảm trừ gia cảnh theo quy định hiện hành về cơ bản gồm 02 nhóm giấy tờ chính mà người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ: 

• Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, dùng để đăng ký thông tin người phụ thuộc với cơ quan thuế. 
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, được lập tương ứng với từng đối tượng cụ thể nhằm xác định mối quan hệ, độ tuổi, khả năng lao động hoặc tình trạng học tập theo quy định.

Dưới đây là danh sách giấy tờ chứng minh người phụ thuộc áp dụng cho các trường hợp phổ biến hiện nay.

Tải mẫu tờ Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC Tại Đây

1.1. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho con

Căn cứ tại điểm g.1 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BТС có nội dung được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BT quy định, hồ sơ giảm trừ gia cảnh đối với con (con đẻ, con nuôi hợp pháp, con riêng của vợ/chồng) bao gồm: 

• Con dưới 18 tuổi
  • Bản chụp Giấy khai sinh.
  • Bản chụp CMND/CCCD (nếu có).
• Con từ 18 tuổi trở lên đang học (Đại học, cao đẳng, THPT, học nghề…)
  • Bản chụp Giấy khai sinh/CMND (nếu có)/CCCD
  • Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học.
• Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động
  • Bản chụp Giấy khai sinh/CMND (nếu có)/CCCD;
  • Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật.
• Con nuôi, con riêng (ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên thì cần kèm theo)
  • Bản chụp quyết định nuôi con
  • Bản chụp quyết định nhận quan hệ cha con, mẹ con…

1.2. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho bố/mẹ

Căn cứ tại điểm g.3 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BТС có nội dung được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC quy định:

• Bản chụp CMND/CCCD/hộ chiếu của cha/mẹ.
• Các giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế, ví dụ:
  • Bản chụp Giấy khai sinh của Người nộp thuế (chứng minh quan hệ cha, mẹ, con).
  • Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc thông báo số định danh cá nhân do Cơ quan Công an cấp.
  • Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (nếu là cha mẹ nuôi hợp pháp).
• Xác nhận không có thu nhập hoặc thu nhập dưới 1 triệu đồng/tháng.
• Giấy xác nhận khuyết tật (nếu có, từ cơ sở y tế).

1.3. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho vợ/chồng

Căn cứ tại điểm g.3 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BТС có nội dung được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC quy định:

“Điều 9. Các khoản giảm trừ

…

1. Giảm trừ gia cảnh

…

g.2) Đối với vợ hoặc chồng, hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.

- Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).”

1.4. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho cá nhân khác

Căn cứ tại điểm g.3 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BТС có nội dung được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC quy định hồ sơ giảm trừ gia cảnh đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng:

• Đối tượng áp dụng hồ sơ giảm trừ gia cảnh bao gồm các trường hợp sau theo quy định pháp luật thuế TNCN: anh, chị, em ruột của người nộp thuế; ông, bà nội hoặc ông, bà ngoại; cô, dì, chú, bác ruột; cháu ruột là con của anh, chị, em ruột. Ngoài ra, còn áp dụng đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng theo đúng quy định của pháp luật.
• Hồ sơ minh chứng Người phụ thuộc bao gồm:
  • Bản chụp giấy CMDN/CCCD
  • Các giấy tờ khác xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định pháp luật;
  • Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).
  • Thông báo số định danh cá nhân & thông tin có trong CSDLQG về dân cư; Giấy tờ khác do Cơ quan Công An cung cấp;
  • Bản tự khai của NNT mẫu ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC được xác nhận của UBND cấp xã nơi cư trú của người nộp thuế về việc người phụ thuộc đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (Người nộp thuế và người phụ thuộc không sống cùng nhau).

Trường hợp người phụ thuộc đang trong độ tuổi lao động, hồ sơ chứng minh cần bổ sung các giấy tờ xác nhận người phụ thuộc thuộc diện khuyết tật và không có khả năng lao động, chẳng hạn như: 

• Bản chụp giấy xác nhận khuyết tật theo quy định pháp luật về người khuyết tật với người khuyết tật không còn khả năng lao động;
• Bản chụp hồ sơ bệnh án với đối tượng người phụ thuộc mắc một số bệnh không còn khả năng lao động như AIDS, Ung thư, suy thận mãn tính;

Xem thêm: [Chi Tiết] Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc đơn giản, chính xác

2. Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là thủ tục quan trọng giúp người nộp thuế giảm số thuế TNCN phải nộp đúng quy định. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ điều kiện người phụ thuộc, hồ sơ cần chuẩn bị và thời điểm đăng ký để được cơ quan thuế chấp nhận. Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và đúng pháp luật để bạn thực hiện chính xác ngay từ đầu.

• Trường hợp 1: Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc qua mạng

Bước 1: Người nộp thuế truy cập Cổng Thuế điện tử tại thuedientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản Thuế điện tử cá nhân bằng mã số thuế và mật khẩu đã được cấp để thực hiện kê khai thông tin người phụ thuộc theo hướng dẫn trên hệ thống.

Bước 3: Tại giao diện chính của hệ thống Thuế điện tử, người nộp thuế chọn mục “Đăng ký thuế”, sau đó tiếp tục chọn “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế” để bắt đầu thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.

Bước 4: Người nộp thuế lựa chọn “20-ĐK-TCT - Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công” để kê khai thông tin người phụ thuộc theo mẫu quy định và gửi hồ sơ đăng ký đến cơ quan thuế.

Bước 5: Người nộp thuế tiến hành kê khai đầy đủ, chính xác thông tin của người phụ thuộc vào tờ khai 20-ĐK-TCT - Tờ khai đăng ký người phụ thuộc, bao gồm các dữ liệu định danh, quan hệ phụ thuộc và thời điểm bắt đầu tính giảm trừ theo quy định pháp luật thuế.

Bước 6: Sau khi rà soát lại toàn bộ thông tin đã kê khai, người nộp thuế chọn “Hoàn thành kê khai”, tiếp tục nhấn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế” để gửi hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đến cơ quan thuế và chờ hệ thống tiếp nhận, xử lý.

Để hạn chế sai sót khi đăng ký giảm trừ gia cảnh và đảm bảo quyền lợi thuế TNCN, người nộp thuế nên được rà soát hồ sơ và hỗ trợ đăng ký đúng quy định. Dịch vụ tư vấn Thuế Ecomtax sẽ hỗ trợ bạn:

• Tư vấn định hướng thủ tục kê khai
• Tư vấn và chỉ ra những sai sót cần tránh trong các chính sách về thuế
• Tham vấn các ý kiến của chuyên gia và tìm kiếm các hướng dẫn trường hợp tương tự 

• Tổ chức trả thu nhập đăng ký người phụ thuộc

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập Cổng Thuế điện tử tại thuedientu.gdt.gov.vn, lựa chọn đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử doanh nghiệp.

Bước 2: Nhập mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực theo yêu cầu của hệ thống để hoàn tất việc đăng nhập và thực hiện các thủ tục đăng ký người phụ thuộc cho người lao động.

Bước 3: Tại giao diện quản lý, doanh nghiệp vào menu “Đăng ký thuế”, chọn “Đăng ký mới/Thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”.

Tại mục “Hồ sơ đăng ký thuế”, doanh nghiệp lựa chọn “20-ĐK-TH-TCT_TT105 - Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”, sau đó nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước kê khai.

Bước 4: Doanh nghiệp thực hiện kê khai đầy đủ, chính xác thông tin người phụ thuộc trên Mẫu 20-ĐK-TH-TCT theo hướng dẫn của hệ thống Thuế điện tử.

Bước 5: Tại mục “Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế”, doanh nghiệp điền họ tên Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật của cơ quan chi trả thu nhập để xác nhận thông tin kê khai trước khi nộp hồ sơ.

Bước 6: Sau khi kiểm tra lại toàn bộ nội dung đã kê khai, doanh nghiệp tích chọn “Hoàn thành kê khai”, tiếp tục chọn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế” để gửi hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đến cơ quan thuế.

Bước 7: Doanh nghiệp theo dõi kết quả xử lý hồ sơ bằng cách vào “Tra cứu hồ sơ đăng ký thuế”, lựa chọn hồ sơ “20-ĐK-TH-TCT…” và kiểm tra thông tin tại mục “Trạng thái”. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, không có sai sót, hệ thống thường cập nhật kết quả sau vài phút đến vài giờ, tùy thời điểm tiếp nhận.

3. Lưu ý khi làm hồ sơ giảm trừ gia cảnh

Một số lưu ý quan trọng khi lập hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mà người nộp thuế cần đặc biệt quan tâm như sau:

• Các bản chụp giấy tờ trong hồ sơ không bắt buộc công chứng, tuy nhiên người nộp thuế phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của nội dung đã cung cấp. 
• Trường hợp chưa kịp đăng ký người phụ thuộc trong năm, bạn vẫn có thể thực hiện đăng ký khi quyết toán thuế TNCN, chậm nhất là trước ngày 30/4 của năm tiếp theo.
• Ngoài ra, nếu người phụ thuộc chưa có mã số thuế thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc trước khi tính giảm trừ. 
• Cần lưu ý, mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng năm tính thuế, không được trùng lặp.
• Các mẫu biểu và quy định về hồ sơ, thủ tục có thể thay đổi theo các Thông tư, Công văn hướng dẫn mới của Bộ Tài chính và cơ quan thuế, vì vậy người nộp thuế nên chủ động cập nhật quy định mới nhất để tránh sai sót.

Trong trường hợp đang làm việc tại doanh nghiệp, cách thực hiện đơn giản và phổ biến nhất là ủy quyền cho bộ phận kế toán hoặc nhân sự của công ty tiếp nhận và nộp hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh, nhằm đảm bảo đúng quy trình và tiết kiệm thời gian.

Hồ sơ giảm trừ gia cảnh 2026 cho người phụ thuộc gồm những gì cần được hiểu và chuẩn bị đầy đủ từ tờ đăng ký người phụ thuộc theo đúng mẫu đến hồ sơ chứng minh tương ứng với từng đối tượng. Việc đăng ký giảm trừ gia cảnh cần thực hiện đúng thời điểm, đúng trình tự để đảm bảo quyền lợi hợp pháp khi tính thuế TNCN. Bên cạnh đó, người nộp thuế cũng cần đặc biệt lưu ý các điều kiện áp dụng, nguyên tắc không trùng người phụ thuộc và cập nhật quy định mới nhất để tránh rủi ro bị loại trừ hoặc truy thu. 

Nếu bạn còn vướng mắc trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết, chính xác theo từng trường hợp cụ thể.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.